Instellingen - Processen instellen - Uitvoer

Bij Uitvoer wordt ingesteld welke uitvoer kan worden gegenereerd bij een entiteit. Dit kan bijvoorbeeld een offerte zijn die uitgeprint dien te worden vanuit een fase binnen de entiteit Offerte. De uitvoer is een koppeling naar een sjabloon.

Layout aanmaken

Als u op Uitvoer heeft geklikt, verschijnt in de tweede kolom een menu met entiteiten. Door op een entiteit te klikken krijgt u de mogelijkheid om een uitvoer-item aan te maken of te verwijderen. Hieronder staat een voorbeeld:

Nieuw: Naast het -icoon moet de omschrijving van het uitvoer-item ingevoerd worden, bijvoorbeeld 'Voorbrief'.
Hier heeft u de mogelijkheid om een enkelvoudige of een samengestelde layout aan te maken.
Een samengestelde layout houdt in dat er een groep aangemaakt wordt waaronder meerdere enkelvoudige layouts van dezelfde entiteit kunnen worden gehangen. Op deze manier kan worden ingesteld dat bij het afdrukken van bijvoorbeeld een offerte meerdere documenten (Voorbrief + Voorwaarden + Prijsspecificaties) gelijktijdig worden afgedrukt.
Voor een enkelvoudige layout moet het vinkvakje uitgevinkt blijven.
Voor een samengestelde layout moet het vinkvakje aangevinkt worden. Let op: dit moet worden aangevinkt alvorens de omschrijving wordt ingevuld. De nieuw aangemaakte uitvoer-items verschijnen direct onder het entiteittype. Bij een samengestelde layout komt het -icoon erbij te staan.

Activeer: Met de radiobutton kan worden ingesteld welke layout standaard als uitvoer wordt gebruikt bij het afdrukken van de entiteit. De overige layouts zijn ook selecteerbaar.
Verwijderen: Een uitvoer-item kan worden verwijderd door op het -icoon te klikken.

Instellingen enkelvoudige layout

De inrichting van het uitvoer item hangt af de instelling Enkelvoudig of Samengesteld. Eerst worden de instellingen van een enkelvoudige layout beschreven.

Document instellingen

De uitvoer komt in het document systeem terecht. Hiervoor is een aantal instellingen nodig om het document te specificeren.

• Security level: Stel hier in welk security level minimaal nodig is voor toegang tot het document. Voor meer informatie ga naar security levels.
• Type: Stel hier het type in dat het document moet krijgen. Voor meer informatie ga naar document types.
• Groepen: Stel hier in welke documentgroepen toegang krijgen tot het document. Voor meer informatie ga naar document groepen. Alleen de documentgroepen die bij de Instellingen zijn aangevinkt, krijgt u hier als keuzemogelijkheid. Klik hier voor de beschrijving in de handleiding.
• Briefpapier (vast): Stel hier een briefpapier layout in die altijd bij deze layout moet worden afgedrukt. Deze instelling overruled andere briefpapierinstellingen.
• Sjabloon: Stel hier het sjabloon in dat als layout gebruikt gaat worden. Voor meer informatie ga naar sjablonen. 
• Sjabloon groep: Stel hier een sjabloon groep om de layouts van een entiteit type te onderverdelen. Deze onderverdeling is vervolgens zichtbaar wanneer in de tweede kolom op het type entiteit (bv. Factuur) wordt geklikt. De sjabloon groep optie is alleen beschikbaar wanneer er sjabloon groepen zijn aangemaakt. De functionaliteit van deze instelling staat hier beschreven.
• Uitvoer wijzigbaar: Geef hier aan of de inhoud van deze layout bij het afdrukken binnen de entiteit nog mag worden gewijzigd. Op moment van afdrukken wordt de tekst dan in een HTML editor weergegeven. Dit is in feite het sjabloon zoals deze is voorgedefinieerd, maar nu zijn alle variabele tags vervangen door de daadwerkelijke waarden. In deze editor kunnen de wijzigingen worden doorgevoerd. De wijzigingen hebben betrekking op het te genereren document en niet op het standaard sjabloon. De wijzigingen worden alleen opgeslagen op het document en NIET in de entiteit.
• Uitvoer selecteerbaar: Hiermee kan worden bepaald of de layout selecteerbaar is op moment van afdrukken. Steld dat dit voor een offerte layout is uitgevinkt, dan zal deze layout niet selecteerbaar zijn wanneer de offerte wordt afgedrukt. Standaard staat deze optie aangevinkt.
• Kenmerk: Dit is het kenmerk dat aan het opgeslagen document gegeven wordt.
• Omschrijving: Dit is de uitgebreide omschrijving dat aan het opgeslagen document gegeven wordt.

Incompany

• Type: Stel hier het document type in dat geldt voor Incompany documenten. Dit type kan verschillen van het type van de document instelling.
• Extra groep toevoegen: Als u deze aanvinkt, dan wordt de incompany document groep voor incompany toegevoegd.

Afdruk instellingen: klant

Het betreft hier de afdruk instellingen van het document dat naar de klant wordt verstuurd.

• Printer: Stel hier de printer in waar het document moet worden afgedrukt.
• Aantal: Stel hier het aantal afdrukken in dat van het document moet worden gemaakt.

Afdruk instellingen: eigen kopieën

Het betreft hier de afdruk instellingen van het document voor intern gebruik.

• Printer: Stel hier de printer in waar het document moet worden afgedrukt.
• Aantal: Stel hier het aantal afdrukken in dat van het document moet worden gemaakt.

Mail instellingen

Een document kan verstuurd worden per e-mail. Dit kan binnen het proces een automatische vervolgactie zijn. Bij Mail instellingen kan worden ingesteld wie de afzender en de ontvanger(s) zijn.

• Van: Dit is de afzender van de e-mail. Hier heeft u de keuze uit Gebruiker en Werkmaatschappij. Gebruiker is het e-mail adres (lees: inlognaam) van de ingelogde gebruiker. Werkmaatschappij is het e-mail adres dat staat ingesteld bij de werkmaatschappij van het proces.
• Aan: Dit is de ontvanger van de e-mail. Hier kunt u een contactpersoon functie selecteren, bijvoorbeeld Inkoper. Het e-mail adres wordt vervolgens opgehaald bij de contactpersoon met de functie Inkoper die hoort bij de relatie naar wie het document gemaild wordt (bijvoorbeeld de relatie bij een factuur). Zijn er bij die relatie meerdere contactpersonen met deze functie, dan zullen zij allen de e-mail ontvangen.
• CC: Dit is de CC van de e-mail. Hiervoor gelden dezelfde voorwaarden als bij Aan.
• BCC: Dit is de BCC van de e-mail. Hiervoor gelden dezelfde voorwaarden als bij Aan.

• [UserEmailAddress]: Dit is het e-mail adres van de ingelogde gebruiker.
• [EntityEmail]: Dit is het e-mail adres dat in de entiteit staat.
• [WebUserEmail]: Dit is het webuser account van de entiteit.
• [RelationEmail]: Dit is het e-mail adres van de relatie uit de entiteit.

• Proces: Selecteer hier het proces van de bron entiteit(en)
• Type: Selecteer hier het entiteit type van de bron entiteit(en)
• Uitvoer: Selecteer hier de uitvoer die van de bron entiteit(en) moet worden afgedrukt en gekoppeld.

Instellingen samengestelde layout

• Sjabloon groep: Stel hier een sjabloon groep in. Lees meer hierover bij sjabloon groepen functionaliteit.
• Layout selectie: Vink hier de items aan die samen worden gevoegd tot één uitvoer-item. Bepaal met de radio button  welk item het hoofd item wordt. Dit wordt het hoofddocument waaronder de gekoppelde documenten komen te hangen. Met het veld Volgorde kan d.m.v. nummering worden ingesteld in welke volgorde de documenten moeten worden aangemaakt en afgedrukt.
• Proces aanpassingen: Vink hier aan in welke fases van een entiteit, de mogelijkheid tot afdrukken van de uitvoer beschikbaar moet zijn. In de entiteit komt dan een afdrukknop beschikbaar. Voor bepaalde fases is deze afdrukoptie al standaard voorgedefinieerd. Achter deze fases staat een *. Indien de afdrukoptie ook in andere fases beschikbaar moet komen, dan moet bij Afwijkende volgende fase, in worden gesteld naar welke fase de entiteit moet worden doorgezet nadat de uitvoer (bv. een factuur) is afgedrukt. Dit is verplicht wanneer een niet-standaard fase is aangevinkt.