PERIODIEKE ORDERS AANMAKEN

Logistiek

Om een periodieke order aan te kunnen maken, dient het proces op de juiste manier te zijn ingericht. Hoe het proces ingericht kan worden, leest u hier.

Er zijn 2 manieren om een nieuwe order te maken:
- Een nieuwe order maken
- Een bestaande order kopieren en aanpassen

Een nieuwe order maken
Klik in het order blokje op deze knop  om een nieuwe order aan te maken.
Een nieuw venster verschijnt. Kies een relatie en druk op OK.
Ga naar het tabblad 'Periodieken'. Vul hier de volgende velden:
- Aantal
- Product
- Aangepaste omschrijving, deze omschrijving overschrijft de standaard omschrijving van het product
- Opmerking, optioneel
- Initieel bedrag, dit bedrag zal in de eerste factuur worden gefactureerd, maar niet periodiek terugkeren.
- Termijn, kies de termijn wanneer er gefactureerd dient te worden. Als de niet zijn aangemaakt kunt u hier lezen hoe u deze aan kunt maken.
- Termijnbedrag, dit is het bedrag dat periodiek zal worden gefactureerd.
Druk op OK om de regel op te slaan. Bij instellingen verschijnt het logo . Klik hierop om de instellingen van deze regel te openen.
- Instellingen, er verschijnt een pop-up. Vul hier de startdatum in. Wanneer er een einddatum bekend is kunt u deze ook vullen, anders kunt u de einddatum leeg laten.
Druk op OK + Sluiten om de popup te sluiten.

Een bestaande order kopieren
Open een bestaande order.
Klik boven in het scherm op kopieren . Druk op OK.
De gekopieerde order verschijnt. Ga naar het tabblad 'Periodieken'. Hier kunt u de relatie en de orderregels wijzigen.

 
Druk onder in het scherm op de knop 'Afdrukken'.
Een afdrukvoorbeeld verschijnt. Controleer of alle velden zijn gevuld. Controleer extra op de volgende velden (als deze niet zijn gevuld zal er geen factuur worden gemaakt):
- Vanaf, de startdatum bij de onder 'Instellingen'
- Termijn, in de regel bij 'Periodieken'
Als alle velden gevuld zijn, print dan het document voor uw digitale archief.
De fase van de order is na het afdrukken automatisch op 'voorbereid' gezet.

Drukt u het controle formulier niet af, zet de fase van de order dan handmatig op 'voorbereid'.

Na de aangegeven termijn zal er door Intelly automatisch een levering aangemaakt worden (het groene blok). Periodieke orders hoeven dus nooit handmatig doorgezet te worden naar een levering.

Zodra de leveringen zijn aangemaakt kunt u deze openen, eventueel aanpassen, en doorzetten naar een factuur.

Dit kan ook automatisch of u kunt alle leveringen tegelijk handmatig doorzetten. Geheel automatisch is pas aan te raden wanneer er uitvoerig getest is. Alle leveringen tegelijk handmatig doozetten kunt u doen door rechtsbovenin het blok van de leveringen op de drie puntjes te klikken met de rechtermuis en in het menu te kiezen voor 'Leveringen naar facturen'. Een popup verschijnt en in de kolom factuur kunt u kiezen van welke leveringen een factuur aangemaakt mag worden. Klik op OK om de facturen aan te maken.
Wanneer er in dit scherm geen bedragen te zien zijn bij de order, zijn de leveringen wellicht nog niet doorgerekend. Wacht 5 minuten en probeer het dan opnieuw.

Terug naar Periodiek inrichten
Terug naar Periodieke facturatie