Document Manager

Koppelingen als bijlage

Het koppelen van een bijlage houdt in dat het gekoppelde document als het ware onder het hoofddocument komt te hangen. Het is mogelijk om meerdere bijlagen (documenten) aan één hoofddocument te koppelen. Op deze manier kan een selectie van documenten worden verzameld. Wannneer het hoofddocument wordt opgeroepen, zijn direct de bijlagen (gekoppelde documenten) zichtbaar. De gekoppelde documenten en het hoofddocument blijven wel losstaande documenten zodat ze eventueel ook individueel aan andere documenten kunnen worden gekoppeld. De inhoud van de documenten blijft dus hetzelfde.

Het is ook mogelijk om twee documenten samen te voegen naar één document. Dan verandert de documentinhoud wel. Het samenvoegen van documenten wordt uitgelegd bij Documenten samenvoegen.

In de Document Manager is het mogelijk om bijlagen te koppelen vanuit het hoofddocument en vanuit het bijlagedocument. Via de optie Koppelingen als bijlage, waar we ons nu bevinden, wordt gekoppeld vanuit het bijlagedocument. Het koppelen vanuit het hoofddocument wordt uitgelegd bij Bijlage koppelen aan document.

Koppelen

In dit voorbeeld wordt het Bijlage document gekoppeld aan het Hoofd document.

Zorg dat het Bijlage document geopend is in de Document Manager en ga naar de optie Koppelingen als bijlage.
 

Vul bij Documenten een zoektekst in of klik op het zoekicoon  om het Hoofd document te zoeken. Nu wordt een venster geopend waarin het te koppelen document kan worden opgezocht.
 

Eén zoekresultaat:
Wanneer de zoekopdracht tot één resultaat leidt dan wordt dit document automatisch gekoppeld aan het hoofddocument.

Meerdere zoekresultaten:
Geeft de zoekopdracht meerdere resultaten terug dan wordt het document gekoppeld door een dubbelklik op het te koppelen document uit de resultatenlijst.

Het document is nu gekoppeld als bijlage van het Hoofd document.
 

 

Vanuit het Hoofd document is weer te zien dat het Bijlage document er als bijlage onder hangt. Dit is in Hoofd document te zien bij de optie Bewerken. Meer uitleg hierover is te vinden bij Bijlage koppelen aan een document.
 

Ontkoppelen

Een bijlagedocument kan eenvoudig losgekoppeld worden van het hoofddocument. Dit gebeurt door op het -icoon te klikken dat voor het Hoofd document staat.
 

Het hoofddocument wordt nu losgekoppeld, maar niet uit het archief verwijderd.