Inrichting - Dagboeken - Automatiseren

Stamgegevens > Financieel > Inrichting > Dagboeken > [selecteer dagboek] > tabblad automatiseren

Bij een aantal dagboek types is het mogelijk om verder te automatiseren en daardoor sneller te kunnen werken. Maak een keuze uit de onderstaande lijst:
 
kas

Dagboek type: Kas

Stamgegevens > Financieel > Inrichting > Dagboeken > [selecteer dagboek] > Tabblad automatiseren
 

Read Only wordt de administratie naam en de dagboek omschrijving getoond zodat je weet welk dagboek je aan het automatiseren bent.
 
inkoop

Dagboek type: Inkoop

Stamgegevens > Financieel > Inrichting > Dagboeken > [selecteer dagboek] > Tabblad automatiseren
 
 
Read Only wordt de administratie naam en de dagboek omschrijving getoond zodat u weet welk dagboek u aan het automatiseren bent.
 
verkoop

Dagboek type: Verkoop

Stamgegevens > Financieel > Inrichting > Dagboeken > [selecteer dagboek] > Tabblad automatiseren
 

Read Only wordt de administratie naam en de dagboek omschrijving getoond zodat je weet welk dagboek je aan het automatiseren bent. Indien er een standaard omzetrekening aanwezig is, kunt u deze hier selecteren.
 
memoriaal

Dagboek type: Memoriaal

Stamgegevens > Financieel > Inrichting > Dagboeken > [selecteer dagboek] > Tabblad automatiseren
 
 

Read Only wordt de administratie naam en de dagboek omschrijving getoond zodat je weet welk dagboek je aan het automatiseren bent.
 
meervoudig

Dagboek type: Meervoudig memoriaal

Stamgegevens > Financieel > Inrichting > Dagboeken > [selecteer dagboek] > Tabblad automatiseren
 
 
Read Only wordt de administratie naam en de dagboek omschrijving getoond zodat je weet welk dagboek je aan het automatiseren bent.
 
kleine

Afboeken kleine openstaande posten

Dagboek
Hier kunt u via de dropdown het memoriaal kiezen die u wilt gebruiken voor het afboeken van de kleine openstaande posten.

Grootboek
Hier is het mogelijk om de grootboekrekening te vullen, waarop de kleine posten dienen te worden afgeboekt (voor inkoop bijv: Betalingsverschil inkoop, voor verkoop bijv: Betalingsverschil verkoop)

Maximale afwijking
Hier kunt u een bedrag opgeven dat zowel positief als negatief van toepassing is voor het afboeken van kleine openstaande posten. Soms is een post met een paar cent afwijking afgeboekt, omdat er een verschil zat tussen de openstaande post en de uiteindelijke betaling. Indien u hier 0.05 in zou voeren, dan geeft u aan dat een openstaande post met 0.05 positief en 0.05 negatief kan worden afgeboekt naar de hierboven opgegeven grootboekrekening


credit

Afboeken creditnota's

Dagboek
Hier kunt u via de dropdown het meervoudige memoriaal kiezen dat u wilt gebruiken voor het afletteren van creditnota's.


herkenning

Automatische herkenning van bank mutaties

Op achtergrond uitvoeren
Indien deze optie is ingeschakeld, worden uw bankmutaties automatisch herkend op de achtergrond. Indien de herkenning 100% is, hoeft u zelf dus geen actie meer te ondernemen, en zal de mutatie automatisch doorgeboekt worden. 

Maximale afwijking
Hier kunt u een bedrag opgeven dat zowel positief als negatief van toepassing is voor het herkennen en afboeken van openstaande posten. Soms betaalt een debiteur met een paar cent afwijking. Omdat hiermee het bedrag niet 100% overeenkomt met de openstaande post zal de bankmutatie niet automatisch herkend worden. Indien u hier 0.05 in zou voeren, dan geeft u aan dat een openstaande post met 0.05 positief en 0.05 negatief af mag wijken van het betaalde bedrag en daarmee zal de bankmutatie dus eerder automatisch herkend worden.

Afwijking afboeken op
De hierboven opgegeven afwijking dient geboekt te worden op een grootboekrekening. Deze grootboekrekening dient u hier op te geven. Een logische keuze hiervoor is grootboekrekening Betalingsverschillen, maar dit kunt u natuurlijk zelf bepalen.

Niet herkend afboeken op (nog te rubriceren)
Het is mogelijk om alle niet-automatisch herkende bankmutaties af te boeken op een standaard rekening. U kunt dan heel snel uw bank boeken en via de werkbalans op de hier opgegeven grootboekrekening nakijken welke posten er nog omgeboekt moeten worden. Het is niet verplicht om dit veld in te vullen. 

Bankrekeningen automatisch koppelen
Bij het importeren van de bankmutaties wordt door de bank ook het tegenrekeningnummer meegegeven. Dit bankrekeningnummer dient gekoppeld te worden aan de desbetreffende relatie, waardoor een volgende bankmutatie automatisch herkend kan worden, mede op basis van het bankrekeningnummer. Standaard is dit een handmatige koppeling die gelegd wordt. Middels deze optie kunnen de bankrekeningen automatisch gekoppeld worden. Bij een debiteurenontvangst gaat Intelly vanzelf zoeken tussen de openstaande posten van de gekoppelde relatie.

Boeken op onbekend factuurnummer toestaan
Wanneer er geen openstaande post gevonden kan worden, maar er wel een banknummer bekend is bij een unieke relatie, wordt automatisch een "omgekeerde" boeking gemaakt bij de relatie als crediteur.

Matching relatie/bankrekeningnummers toestaan
Afhankelijk vanaf welke bank de mutaties aangeleverd worden voor de import worden er ook adresgegevens meegeleverd. Op basis van deze adresgegevens is het mogelijk om het bankrekeningnummer aan de juiste relatie in Intelly te koppelen en hiermee de mutatie automatisch te laten herkennen. Als u deze optie aanvinkt, kan er dus door Intelly een automatische bankherkenning worden aangemaakt.

Dagboek tbv betalingen/incasso via tussenrekening
Hier kunt u een dagboek worden opgeven waarnaar de gedane betalingen en klaargezette incasso bedragen worden geboekt.
Op dat moment zijn deze posten verwerkt als "betaling onderweg" en staan deze niet meer open op de openstaande postenlijst. Bij het verwerken van de bank moet het totaal van de gedane betalingen en de totaal van de geïncasseerde bedragen worden geboekt op deze tussenrekening van dit dagboek.


klaarzetten

Crediteurenbetalingen

Automatisch klaarzetten betalingen
Indien u hier aanvinkt dat de betalingen automatisch klaargezet mogen worden, zal bij de betalingen crediteuren een voorstel worden gedaan van het betalen van openstaande posten, waarbij rekening wordt gehouden met het huidige banksaldo en de opgegeven kredietlimiet. Uiteraard bent u vrij om het betalingsvoorstel te wijzigen.

Tussenrekening crediteuren
Indien u hier een grootboekrekening invult, worden de betaalde posten afgeboekt op deze rekening.

Document autorisatie vereist
Hiermee geeft u aan dat enkel boekingen met een document autorisatie betaald mogen worden.
De document autorisatie vervalt indien het document van de boeking gewijzigd wordt.
U kunt "Document autorisatie" toevoegen als extra stap binnen de documentstroom.
Bij het veld "- Vanaf bedrag" kunt u opgeven vanaf welk bedrag deze autorisatie gecontroleerd moet worden.

Boekingsautorisatie vereist
Hiermee geeft u aan dat enkel boekingen met een boekingsautorisatie betaald mogen worden.
De boekingsautorisatie vervalt indien het document van de boeking gewijzigd wordt, of er een wijziging plaatsvindt aan de boeking, nadat deze geautoriseerd is.
U kunt "Boekingsautorisatie" toevoegen als extra stap binnen de documentstroom.
Bij het veld "- Vanaf bedrag" kunt u opgeven vanaf welk bedrag deze autorisatie gecontroleerd moet worden.

Incasso

Automatisch klaarzetten
Indien er bedragen geïncasseerd kunnen worden kunnen deze automatisch worden klaargezet. Op de tussenrekening wordt het totaalbedrag vermeld.

Tussenrekening debiteuren
Indien u hier een grootboekrekening invult, worden de geïncasseerde posten afgeboekt op deze rekening.


waarschuwing

Waarschuwing bij veranderen saldo

Als u na het boeken van mutaties uit dit dagboek op een later moment nog iets gaat wijzigen in een bepaalde boeking (bijvoorbeeld in maart verandert u een boeking uit januari), kan het zijn dat dit gevolgen heeft voor het saldo. Als u deze optie aanvinkt, zal Intelly op dat moment een waarschuwing geven dat het saldo zal veranderen voordat u de gewijzigde boeking opslaat.


valuta

Valuta verschillen rekening

Indien er betalingen met vreemde valuta hebben plaatsgevonden, kan het voorkomen dat er koersverschillen zijn ontstaan.
Deze koersverschillen worden op de betreffende rekening geboekt.


kruisposten

Kruisposten match van datum

Nadere beschrijving volgt.
mutatie

Mutatie verwerkingsvertraging

Het verwerken van automatisch mutaties worden met een verwerkingsvertraging uitgevoerd. U kunt voor dit dagboek specifiek een verwerkingsvertraging ingeven.
Houd echter rekening met het feit dat wanneer u hier bijvoorbeeld 00:00:01 (oftewel 1 seconde) opgeeft, dat Intelly er iets langer over kan doen. Het systeem heeft namelijk zelf een minimale tijd nodig om de mutaties te verwerken.


grens

Grens handmatige selectie openstaande posten

Standaard is door Intelly een grens gesteld aan het aantal openstaande posten van één relatie waaruit afgeboekt mag worden. Dit i.v.m. de snelheid van werken.
Het kan voorkomen dat u op een bepaald moment meer dan deze grens aan openstaande posten van één relatie heeft staan. Om toch af te kunnen boeken kunt u hier die grens instellen voor betreffende dagboek.