Financieel - Administraties

De stamgegevens van de administratie zijn per werkmaatschappij verdeeld over een aantal overzichtelijke tabbladen. In elk tabblad is een deel van de gegevens in te richten om zo optimaal mogelijk gebruik te maken van de software. Het gaat hier om basisgegevens van de administratie en koppelingen tussen de verschillende systemen.

U kunt op twee manieren bij de stamgegevens komen van de administratie:
 
  1. Stamgegevens > Algemeen > Organisatie > Financieel > Administraties
  2. Stamgegevens > Financieel > Administraties

Na selectie van de administratie krijgt u verschillende tabbladen te zien, die behoren bij de stamgegevens van de administratie. Afhankelijk van de beschikbare rechten zijn de volgende tabbladen zichtbaar:
Algemeen

Algemeen

Stamgegevens > Financieel > Administraties > tabblad Algemeen
 
administratie tabblad  algemeen
 
Administratie ID: Bij het aanmaken van een nieuwe administratie kunt u zelf een specificiek administratienummer kiezen. Als u hier niets invult, zal het programma zelf een opvolgend nummer nemen (te beginnen bij 1).
Omschrijving: Hier vult u de naam van de administratie in.
Relatie: Hier selecteert of zoekt u naar de relatie die hoort bij de administratie. Voor het aanmaken van een relatie t.b.v. uw administratie vindt u hier meer info.
Begin datum: Dit is de startdatum vanaf het moment dat u met de administratie aan de slag bent gegaan.
Eind datum: Veelal is dit nog niet bekend, dus hoeft u hier niet verplicht iets in te vullen.
Boekhoudsoftware: Als u voor uw boekhouding wilt gaan werken met Intelly, selecteert u de optie 'Intelly Financieel Systeem'. Het is binnen Intelly ook mogelijk om te werken met een ander boekhoudsoftwarepakket. U kunt bijvoorbeeld gebruik maken van een ander boekhoudpakket in combinatie met het documentsysteem van Intelly.
Periode systeem: Hier selecteert u met behulp van de dropdown het periode systeem die u hanteert in uw administratie. Staat hier nog niets? Lees dan hier hoe u periode systemen stamgegevens kunt aanmaken.
Land: Hier kiest u het land van vestiging.
Valuta: Hier selecteert u de standaard valuta die u gebruikt binnen uw administratie.
Mutatieverwerking blokkeren: Als u deze optie aanvinkt, zullen er binnen deze administratie geen mutaties/boekingen verwerkt worden.
Mutatie verwerkingsvertraging: Hier kunt een tijd opgeven hoelang het duurt voordat Intelly de mutaties gaat verwerken. Houd echter rekening met het feit dat wanneer u hier bijvoorbeeld 00:00:01 (oftewel 1 seconde) opgeeft, Intelly er iets langer over kan doen. Het systeem heeft namelijk zelf een minimale tijd nodig om de mutaties te verwerken.
Beschrijving activiteit: Hier kunt u vrijblijvend een tekst invullen met een beschrijving van de activiteiten in deze administratie.
Briefpapier: Hier kunt u het briefpapier selecteren welke gebruikt moet worden binnen deze administratie. Meer over briefpapier is beschreven bij Briefpapier.
belastingaangiften

Belastingaangiften


Stamgegevens > Financieel > Administraties > tabblad Belastingaangiften

belastingaangiften

Binnen dit tabblad wordt voor deze administratie de omzet- en loonbelasting ingesteld. Via het dropdown menu kunt u de soorten belastingen selecteren die op de betreffende administratie van toepassing zijn. Worden de lonen in een andere administratie geboekt, dan hoeft uiteraard geen loonbelasting binnen deze administratie te worden gekozen en te worden ingesteld.  
 
U selecteert eerst de juiste belastingsoort en klikt vervolgens op OK. Er verschijnt in de kolom Boekjaren een Subscreen empty-icoontje.
 
Accounts

Boven de tabel staat een Subscreen empty-icoontje naast Accounts. Binnen deze optie kunt u uw belastingaccount-gegevens invoeren.
 
Belastingaangifte accounts

Hier vult u de gebruikersnaam, wachtwoord en eventueel een omschrijving in. Deze gegevens heeft u voor deze administratie van de belastingdienst ontvangen. Het is mogelijk om meerdere gebruikersnamen te registreren. 
 
Boekjaren

In de tabel Belastingaangifte staat naast de soort belasting die u heeft ingesteld, een Subscreen empty-icoontje in de kolom Boekjaar. Klik op het icoon om dit subscherm te openen.

Nu kunt u voor het gekozen boekjaar de perioden binnen het boekjaar instellen met betrekking tot de belastingaangifte.
 
belastingaangifte boekjaren
 
  • Administratie: Dit is de naam van de administratie die u gekozen heeft.
  • Belastingaangifte: Dit is de soort belasting die u gekozen heeft.
  • Aangiftenummer: Dit is het nummer waarmee u bent ingeschreven/aangemeld bij de belastindienst.
  • Document type: Hier kunt u het type selecteren dat aan het document zal worden meegegeven. Het standaardtype voor dit document is 'Administratie - Belastingen'. Bestaat dit type (nog) niet, dan kunt u via deze link Aanmaken documenttype lezen hoe u deze zelf kunt aanmaken.
  • Document security level: Hier stelt u het niveau in voor de medewerkers die toegang hebben tot dit document.
  • Document omschrijving: In dit veld vult u de door u gewenste omschrijving van het document in. Een gebruikelijke optie is 'Aangifte omzetbelasting' of 'Aangifte loonbelasting'. 
  • Documentgroepen: Hier kunt u aangeven bij welke documentgroep, oftewel werkmaatschappij, het document thuishoort. U kunt meerdere opties aanvinken.
  • Subtotaal grootboek: Heeft u een subtotaal grootboekrekening voor uw soort belasting, dan kunt u deze hier selecteren. 
Vervolgens kunt u in de onderste tabel voor een bepaald boekjaar de belastingaangifte invoeren. In de bovenstaande afbeelding zijn de jaren 2008, 2009, 2010, 2011 en 2012 geselecteerd. Via het dropdown-menu kunt u het jaar selecteren. Klik vervolgens op OK om het boekjaar definitief toe te voegen in de tabel.
Vervolgens verschijnt er bij een nieuw toegevoegd boekjaar automatisch een Subscreen empty-icoontje in de kolom Perioden. Hierbinnen kunt u per periode uw belastingaangifte invoeren. Klik vervolgens op dit icoon om het subscherm te openen.
 
Periodes
 
Als u niet gekozen heeft om de periodes automatisch te laten maken voor het gehele jaar, dan kunt u in dit scherm elke periode zelf aanmaken met de gegevens van de de belastingdienst.
belastingaangifte perioden


Tot en met de kolom 'Uiterste betaaldatum' kunt u bij het ontvangen van de aangifte reeds invullen. Het aangifte nummer, betalingskenmerk en de uiterste betaaldatum staan vermeld op de aangifte. Van belang is of u per maand of per kwartaal uw belasting aangeeft.

Als u voor de omzetbelasting de eerste gegevens van een periode heeft ingevuld, verschijnt er binnen de gele ordner rapporten, binnen de aangifte controle omzetbelasting, een nieuw tabblad met de gegevens voor de nieuwe periode. U kunt in dat overzicht meteen zien hoeveel BTW er geboekt is en wat er aangegeven dient te gaan worden.

Zodra u de BTW aangifte aan de Belastingdienst heeft doorgegeven, kunt u binnen Intelly in de kolom 'Aangifte vakken' deze gegevens ook vastleggen. Bij de volgende aangifte kunt u zien dat deze bedragen zijn verrekend.
U klikt op het expandinfo.gif (groene i)-icoon en vult de gegevens is van de afgelopen periode. In het volgende scherm worden de volgende onderdelen toegelicht:

bestuurders

Bestuurders

Stamgegevens > financieel > Administraties > tabblad Bestuurders

In dit tabblad kunt u invullen wie de bestuurder(s) is/zijn van deze administratie. Als u de bestuurder heeft ingevuld in de kolom en vervolgens op OK klikt, verschijnt er in de kolom 'Juridisch' een expandinfo.gif (groen uitroept-icoontje.

administratie tabblad bestuurders.png

Als u op dit icoontje klikt, kunt u vervolgens de juridische instellingen aanvinken. Achter juridische omschrijving kunt u een uitgebreide beschrijving zetten. En directeur/directielid/aandeelhouder kunt u één of meer aanvinken.

administratie tabblad bestuurders juridisch.PNG
Nadat deze gegevens zijn ingevoerd, klikt u op OK om het te bevestigen en vervolgens op SLUITEN om weer terug te gaan naar het veld van de bestuurders. Als u nu over het expandinfo.gif (groen uitroept-icoontje gaat, ziet u de juridische instellingen weergegeven. Hieronder ziet u een voorbeeld hoe de instellingen zouden kunnen zijn:

administratie tabblad bestuurders juridisch 2.PNG
boekjaren

Boekjaren openen / afsluiten

Stamgegevens > financieel > Administraties > tabblad Boekjaren

Boekjaren
 

In dit tabblad kunt u de boekjaren openen van deze administratie. Als u het boekjaar, startdatum, einddatum en omschrijving heeft ingevuld in de kolom en vervolgens op OK klikt, verschijnt er in de kolom 'Mutatie types' een Subscreen empty-icoontje. Als je hierop klikt, verschijnt het volgende scherm.

administratie boekjaren mutatie types
 

Mutatie type: Bij het aanmaken van het boekjaar is het van belang om het mutatie type op te geven. Als er geen keuze is, dan moet het type nog worden toegevoegd in het tabblad toegestane mutatie types.

Afgesloten: Indien er in een boekjaar niet meer geboekt mag worden, kun je in de kolom 'afgesloten' een vinkje zetten. De ordners van dit boekjaar worden dan in het archief gezet en het is niet meer mogelijk om boekingen te wijzigen en/of toe te voegen. 

Resultaat dagboek: Indien hier niets ingevuld staat, dan worden de instellingen binnen tabblad pakketinstellingen gebruikt. Het is mogelijk om per jaar een 'andere' resultaat boeking te laten maken. U vult dan hier het betreffende dagboek in.

Resultaat balans: Indien hier niets ingevuld staat, dan worden de instellingen binnen tabblad pakketinstellingen gebruikt. Het is mogelijk om per jaar een 'andere' resultaat boeking te laten maken. U vult dan hier de betreffende balans grootboekrekening in.

Resultaat winst & verlies: Indien hier niets ingevuld staat, dan worden de instellingen binnen tabblad pakketinstellingen gebruikt. Het is mogelijk om per jaar een 'andere' resultaat boeking te laten maken. U vult dan hier de betreffende winst & verlies grootboekrekening in.

Resultaat boekstuknr: Dit boekstuknummer wordt automatisch ingevuld zodra er een resultaat boeking wordt gemaakt.

Resultaat boekingen:

Boekjaar heropenen: Hier heeft u de mogelijkheid om het boekjaar te heropenen. (Deze functie is alleen beschikbaar voor Intelly medewerkers. Er zal altijd schriftelijk aangegeven dienen te worden waarom het boekjaar geheropend moet worden)
dochters

Dochters

Stamgegevens > financieel > Administraties > tabblad Dochters

administratie tabblad dochters.png

In dit tabblad kunt u voor de geopende administratie, andere administraties aanmerken als dochter administratie mocht dit van toepassing zijn. De administratie kunt u selecteren in het dropdown menu. Tevens kunt u het bijbehorend percentage van de deelneming invullen en de start- en (indien nodig) einddatum van de administratie.
extern

Externe programma's

Stamgegevens > financieel > Administraties > tabblad Externe programma's
 
externe  programma koppelen
 
In dit tabblad kunt u een aangemaakt extern programma koppelen aan de administratie waar u zich bevindt.

Een extern programma is bijvoorbeeld Telebankieren, voor het importeren van uw bankmutaties. In bovenstaande afbeelding is het extern programma Rabobank gekoppeld aan de administratie Intelly Sales.

Ook kan het zijn dat er een extern programma is ingesteld voor het importeren van belangrijke documenten zoals verkoopfacturen die dan in Intelly worden geboekt en financieel worden verwerkt.
 
Koppelingen:

In de kolom 'Koppelingen' kunt u diverse koppelingen leggen tussen het externe programma en Intelly. Klik hiervoor op het Icoon Subscreen-icoontje.
 
externe programma koppeling dagboek
 
Boven in bovenstaande afbeelding ziet u diverse tabbladen waarmee u koppelingen kunt maken tussen het externe programma en Intelly. Als er bijvoorbeeld verkoopfacturen worden geïmporteerd naar Intelly via een extern programma, dient u voor een goede doorsluizing ten minste een koppeling te leggen in de tabbladen BTW codes, Dagboeken en Grootboeken. Voor een verkoopfactuur is het namelijk belangrijk dat de factuur op de juiste grootboekrekening met de juiste BTW code, in het juiste dagboek wordt geplaatst.
 
externe programma koppeling btw code
 
In bovenstaande afbeelding selecteert u in het dropdown menu allereerst de BTW code zoals die is aangemaakt en wordt gebruikt in Intelly. In de rechterkolom typt u de externe BTW code in, die exact hetzelfde is als de BTW code in Intelly. Zo worden de gegevens uit het externe programma op de juiste manier overgezet naar Intelly. Klik op OK om de koppeling op te slaan.

Hetzelfde principe geldt voor de overige tabbladen.
herinneringen

Herinneringen

Stamgegevens > financieel > Administraties > tabblad Herinneringen

In Intelly kunt u automatisch betalingsherinneringen aanmaken en afdrukken. Dit kan bijvoorbeeld een rekeningoverzicht zijn met de huidige openstaande posten, maar ook 1e of 2e betaalverzoek of een aanmaning. In dit tabblad van de administratie dient u hiervoor alles in te richten. Vervolgens kunt u in de rode ordner 'Openstaande posten Debiteuren' de betalingsherinneringen aanmaken en afdrukken voor een bepaalde debiteur met openstaande posten.

Instellingen basis

Betalingsherinneringen

  • Minimaal aantal dagen tussen herinneringen: Indien u meerdere soorten herinneringen gaat aanmaken en gaat invullen voor welke dagen iedere herinnering geldig is, kunt u hier een minimaal aantal dagen invullen dat altijd tussen de (opeenvolgende) herinneringen inzit.
  • Minimaal bedrag: 
  • Maximaal bedrag: 
  • Bankrekening: Hier vult u uw bankrekeningnummer in waarop het nog te ontvangen bedrag moet worden overgemaakt door de debiteur.
  • Banknaam: Hier vult u de banknaam in van de bovengenoemde Bankrekening.
  • IBAN: IBAN code van de bovengenoemde Bankrekening.
  • BIC: BIC code van de bovengenoemde Bankrekening.
  • Standaard uitvoer instelling: Hier selecteert u de printer die zal worden gebruikt om de betalingsherinneringen af te drukken. Dit is meestal inclusief briefhoofd. Indien er geen printer beschikbaar is, neem dan contact op met support@intelly.nl.
  • BCC indien mail verzonden wordt: Indien er een mail verzonden wordt, wordt standaard ook een copy naar dit email adres verzonden, zonder dat de ontvanger dit ziet (Blind Carbon Copy).
  • Afdrukinstellingen:
  • Printer voor bijlage: Hier selecteert u de printer die zal worden gebruikt om de bijlage van een betalingsherinnering af te drukken. Het is namelijk mogelijk om een kopie van de originele factuur toe te voegen bij de daarbijhorende betalingsherinnering. Hier selecteert u dan de printer die wordt gebruikt om deze bijlage uit te printen. De bijlage wordt afgedrukt op blanco papier.

Instellingen per herinnering

Na deze basisinstellingen kunt u beginnen met het aanmaken van de soorten herinneringen. In bovenstaand voorbeeld zijn er 7 betalingsherinneringen aangemaakt. Per herinnering moeten onderstaande instellingen worden ingericht.
  • Omschrijving: Hier geeft u een omschrijving van de herinnering op.
  • Document omschrijving: Hier geeft u de omschrijving op die het aangemaakte document krijgt.
  • Vanaf (dgn) - T/m (dgn): Hier kunt u ingeven voor welke dagen vanaf de vervaldatum van de openstaande post, de herinnering geldt en wordt gebruikt.
  • Doc. toev.: Hier kunt u instellen of er een kopie van de originele verkoopfactuur als bijlage moet worden toegevoegd.
  • Sjabloon: Hier selecteert u het sjabloon dat gebruikt wordt voor dit herinneringsdocument. Hier wordt uitgelegd hoe sjablonen worden aangemaakt en hier wordt uitgelegd welke gegevens er in het sjabloon van de betalingsherinnering kunnen worden gebruikt.

Instellingen extra

Als u na het aanmaken van een type herinnering klikt op OK om de gegevens op te slaan, verschijnt er een Subscreen empty-icoontje in de kolom Extra. Hier kunt u extra gegevens opgeven. 
Administraties - Herinneringen - Extra

  • Document omschrijving: 
  • Sjabloon: 
  • Relatie toevoegen aan relatiegroep: Als voor een relatie een herinnering van dit type aangemaakt wordt, dan wordt de relatie automatisch toegevoegd aan deze relatiegroep.
  • Tevens e-mail versturen aan: 
  • Sjabloon voor extra e-mail: 


Instellingen kosten

Als u na het aanmaken van een type herinnering klikt op OK om de gegevens op te slaan, verschijnt er een Subscreen empty-icoontje in de kolom Kosten. Hier kunt u bijkomende kosten opgeven. Deze kunnen gebruikt worden op het sjabloon van het herinneringsdocument.
 

 

Extra kosten

 

  • Vanaf bedrag: 
  • T/m bedrag: 
  • Vaste kosten: 
  • Percentage:

Klik hier voor een complete beschrijving voor het inrichten van uw betalingsherinneringen.

kenmerken

Kenmerken

Stamgegevens > financieel > Administraties > tabblad Kenmerken

Hier kunnen kenmerken worden aangemaakt die binnen de financiële administratie kunnen worden gebruikt.
 
administratie kenmerken

Deze kenmerken geven u de gelegenheid om een rapportage te generen van boekingen die dit kenmerk hebben meegekregen. Dit is tevens naast kostenplaatsen en vermogenscodes te gebruiken. Dit geeft u de mogelijkheid om uw gegevens uit uw administratie op meerdere mogelijkheden te vergelijken.

logistiek

Logistieke koppelingen

Stamgegevens > financieel > Administraties > tabblad Logistieke koppelingen
 
Vanuit de logistieke module (IBES) worden financiële consequenties gegenereerd. Deze kunnen geautomatiseerd in het financiële systeem (IFIN) gezet worden. In dit tabblad legt u de koppeling tussen het logistieke en het financiële gedeelte.
logistieke koppelingen
 
De overige opties zijn beschikbaar binnen dit tabblad:
pakket

Pakket instellingen

Stamgegevens > financieel > Administraties > tabblad Pakket instellingen

Op dit tabblad worden een aantal standaard instellingen vastgelegd:
tabblad pakket instellingen

Periode systeem BTW
Hier kunt u aangeven in welke termijnen u de BTW aangiftes moet verzorgen; maandelijks, per kwartaal of per jaar. Dit kan verschillend zijn voor de omzetbelasting en de ICT aangifte.

Resultaat
Hier kunt u aangeven in welk dagboek de automatische resultaat overboeking moet worden gemaakt. U selecteert via het dropdown-menu de balansrekening die gebruikt wordt voor het automatisch overboeken van het resultaat. Bij de resultaatbepaling wordt door Intelly (dagelijks) automatisch het financieel resultaat overgeboekt naar deze rekening.
U selecteert via het dropdown-menu de grootboekrekening van de verlies- en winstrekening, die gebruikt wordt voor het automatisch overboeken van het resultaat. Bij de resultaatbepaling wordt door Intelly (dagelijks) automatisch het financieel resultaat overgeboekt naar deze rekening middels een syteemboeking.

Afgesloten t/m
De datum dat de administratie is afgesloten voor boekingen. Hier kunt u die datum invullen, zodat deze kan worden meegenomen in de administratie beschrijving.

Standaard betalingstermijn 
De termijn die hier wordt ingegeven, is de termijn die standaard wordt gebruikt wanneer bij de relatie geen betaalwijze is ingegeven. Ga naar inrichting betaalmethodes als u wilt weten hoe u een betaalmethode definieert en kunt aanmaken.

Ouderdom
De ingevulde aantal dagen die hier zijn ingevuld, zijn de ouderdomsgrenzen die worden gebruikt bij het weergeven van openstaande posten, zoals bijvoorbeeld in de ouderdomsanalyse debiteuren en ouderdomsanalyse crediteuren.
rapportage

Rapportage schema's

Stamgegevens > financieel > Administraties > tabblad Rapportage schema's

Hier kunt u een mapping-schema toevoegen voor deze administratie. Met de dropdown kunt u een mappingschema selecteren, en door op 'OK' te klikken wordt het toegevoegd aan de administratie.

         administratie tabblad rapportage schema.PNG

Via het Icoon Subscreen icoon kunt u vervolgens naar de velden waar de mapping kan worden gekoppeld aan de standaard velden. Hieronder ziet u een voorbeeld van een van die velden:

administratie tabblad rapportage schema 2.PNG

De grootboekrekeningen moeten dan aan de CaseWare worden gekoppeld, zodat de gegevens uit de grootboek met betrekking tot debiteuren daar ook terecht komen. Ga naar Rapportage mapping om bij de beschrijving te komen hoe u het CaseWare mapping-schema kunt invullen.
mutatie

Toegestane mutatie types

Stamgegevens > financieel > Administraties > tabblad Toegestane mutatietypes
 
administratie toegestane mutatie types
 
Voor de werking van het financiële pakket is het noodzakelijk om het mutatie type 'reeel' geselecteerd te hebben. Daarnaast is het mogelijk om nog met prognoses en budgetten zowel intern als extern te werken. Indien u deze hier selecteert, zijn deze ook zichtbaar om te selecteren binnen het tabblad 'boekjaren' .