Relaties - Aanmaken Relaties - Algemeen

Stamgegevens > Algemeen > Relaties > Relaties > tabblad Algemeen

Probeer zo volledig mogelijk de gegevens te vullen op deze pagina. Hoe meer u invult, hoe makkelijker u met de relatie kunt werken. Alleen het relatienummer waar de pagina mee begint hoeft niet te worden ingevuld, dit wordt door het programma automatisch aangemaakt.

Tip: Als het afleveradres gelijk is aan het factuuradres, volstaat het om alleen het factuuradres in te vullen. Na het opslaan via de button 'OK' zal het afleveradres automatisch door Intelly gevuld worden.

Het is belangrijk om na het invullen of wijzigingen van de relatiegegevens op de knop 'OK' te drukken. Alleen dan worden de gegevens opgeslagen. Als u dit niet doet, dient u alle wijzigingen opnieuw te doen.

Contactpersonen

Wanneer de relatie is aangemaakt verschijnt onderin het venster een lijst waar contactpersonen kunnen worden aangemaakt. Dit zijn aanspreekpunten binnen de relatie. Hier kunnen naam, geslacht, telefoonnummers, faxnummer, e-mail en functies worden ingevoerd. Sommige van deze gegevens kunnen van belang zijn binnen geautomatiseerde processen.
Voorbeeld:
Een programmainstelling kan zijn dat er geautomatiseerd een e-mail verstuurd wordt naar alle contactpersonen met de functie verkoper. Wanneer een contactpersoon die e-mail dient te ontvangen moeten zijn e-mail adres, functie (=Verkoper) en naam ingevuld zijn.

Voor het digitaal ontvangen van inkoopfacturen kan de volgende contactpersoon functie gebruikt worden: eFactuur (Inkoop) en gekoppeld aan het mail adres wat de ontvangende relatie hiervoor aangeeft. Indien de ontvangende relatie ook gebruik maakt van Intelly kan het mail adres worden opgegeven wat gegenereerd wordt via document type (bekeken vanuit de ontvangende relatie).

De contactpersoon functies worden bij  contactpersoon functies beschreven.
 

Begeleidend schrijven

Een begeleidend schrijven is een standaard brieflayout die bij een relatie kan worden aangepast, afgedrukt en in het documentsysteem kan worden gezet. Het is een standaard brief die voor meerdere relaties kan worden gebruikt. Om een begeleidend schrijven bij een relatie te kunnen gebruiken moet er eerst een sjabloon worden aangemaakt. Het sjabloon moet vervolgens aan een documentgroep worden gekoppeld.

Sjabloon

In het sjabloon wordt de standaard tekst van het begeleidend schrijven opgesteld. In het tabblad Algemeen moet bij Sjabloon type, het type Relatie worden ingevoerd. Dit is nodig om te bepalen dat dit sjabloon voor een begeleidend schrijven mag worden gebruikt. Op het sjabloon mogen tags voor begeleidend schrijven worden gebruikt. Deze tags worden bij het afdrukken vervangen door de echte waarden.

Documentgroep

Wanneer het sjabloon is aangemaakt, moet deze nog aan een documentgroep worden gekoppeld. Dit gebeurt in het tabblad Begeleidend schrijven. Naast de sjabloonkoppeling moeten hier het documenttype en het security level worden ingesteld. Deze instelling zorgt ervoor dat het te genereren document met de juiste specificaties in het documentsysteem wordt opgeslagen.
Het sjabloon kan aan meerdere documentgroepen worden gekoppeld.

Wanneer dit is ingericht kan het begeleidend schrijven worden geopend via de knop:

 Relatie Begeleidend schrijven 2

Vervolgens moet er een document groep geselecteerd worden. Hiermee wordt mede bepaald wie de afzender van het begeleidend schrijven wordt (dit is de relatie zoals die is ingesteld bij de documentgroep). 
 

Begeleidend schrijven - Kies document groep

Indien er maar 1 documentgroep beschikbaar is, wordt meteen verder gegaan.

Nu wordt gevraagd welk begeleidend schrijven sjabloon gebruikt moet worden. De sjabloonkeuze is afhankelijk van de instellingen bij de documentgroep
 

Begeleidend schrijven - Kies sjabloon

Indien er maar 1 sjabloon beschikbaar is, wordt meteen verder gegaan.

Relatie Begeleidend schrijven 5 

Nu wordt de begeleidend schrijven layout geopend in een HTML Editor. De inhoud van de brief kan hierin nog worden aangepast.
De 'Referentie' wordt gebruikt als kenmerk van het document wanneer deze in het documentsysteem wordt gezet.
Met de knop Proef wordt een voorbeeldweergave van het document getoond .pdf formaat.
Met de knop Document maken wordt van het sjabloon een .pdf bestand gemaakt dat in het Documentsysteem wordt opgeslagen. Dit document wordt vervolgens gekoppeld aan de relatie aan wie het begeleidend schrijven is gericht.