Inrichten van de herinneringen/aanmaningen
Het is mogelijk om van een openstaande post of een selectie openstaande posten, een betalingsherinnering aan te maken. Zo'n betalingsherinnering kan een rekeningoverzicht inhouden met een weergave van de nog te betalen posten, maar ook een betalingsverzoek of een aanmaning.
Hoe u hiervoor de stamgegevens instelt, de herinnering vervolgens aanmaakt en kunt afdrukken, wordt in dit gedeelte van de handleiding voor u beschreven.
Hieronder staan de drie stappen waarmee u de betalingsherinneringen kunt inrichten. U maakt als eerste de omschrijvingen aan van het type herinnering en geeft een dagenselectie op waarvoor de herinnering geldig is. Tevens maakt u een bijpassende layout (sjabloon) aan voor dat type herinnering dat vervolgens voor die klant wordt aangemaakt.
Stap 1: Aanmaken document type
Stap 2: Aanmaken herinneringenstroom
Stap 3: Aanmaken sjabloon (layout)
Betalingsherinneringen/aanmaningen aanmaken en afdrukken
Na alle benodigde instellingen te hebben gedaan, kunt u daadwerkelijk aan de slag met het aanmaken en afdrukken van betalingsherinneringen. Dit proces vindt plaats binnen de ordner openstaande posten debiteuren.
Als u deze ordner geopend heeft ziet u aan de linkerkant alle huidige openstaande verkoopposten staan met factuurbedragen die u nog dient te ontvangen.
Aan de rechterkant ziet u bovenin een 'wekker'. Hier dient u op te klikken voor het aanmaken en afdrukken van betalingsherinneringen.
Vervolgens kunt u hier zoeken naar de openstaande post(en) waar u een betalingsherinnering van wilt aanmaken. Vul bijvoorbeeld de relatie in om naar alle openstaande posten van een bepaalde klant te zoeken. Als u niets invult en klikt op OK, komen per relatie alle openstaande posten naar voren.
De layout van zo'n openstaande post ziet er als volgt uit:
Het is tevens mogelijk om handmatig een fase te wijzigen. Klik hiervoor met uw rechter muisknop op de betreffende factuur. Stel dat u een eerste betalingsverzoek nogmaals wilt versturen, maar de herinnering staat al op "2e betalingsverzoek". U kunt dan de fase eenvoudig veranderen.
U dient achtereenvolgens eerst te klikken op 'Aanmaken' en vervolgens op 'Afdrukken'. Als u uw printer op de juiste manier heeft ingesteld in de Intelly Client, en binnen de stamgegevens van herinneringen deze printer heeft geselecteerd, wordt de betalingsherinnering automatisch afgedrukt. U kunt de betalingsherinneringen ook per e-mail verzenden. Omdat dit afhankelijk is van de wens van de relatie, moet dit per relatie worden ingesteld. Dit doet u in het tabblad Document e-mail bij de relatie.
Klik aanmaken aanmaningen/herinneringen om naar de uitgebreide beschrijving in de handleiding te gaan.