Documenten

Briefpapier

Stamgegevens > Algemeen > Documenten > Sjablonen > Briefpapier

Om automatisch gegenereerde documenten te kunnen voorzien van een standaard kop- en voettekst, is het mogelijk om een briefpapier layout aan te maken.
De volgende tabbladen zijn beschikbaar:

Algemeen

Hier wordt de inrichting van het briefpapier aangemaakt.
De volgende opties zijn aanwezig:

• Briefpapier ID: Dit is een volgnummer dat automatisch wordt gevuld bij het aanmaken van briefpapier.
• Omschrijving: Dit is de omschrijving van het briefpapier.
• PDF: Hier kunt u het briefpapier (het voorgedrukte papier wat in de printerbak ligt) in PDF-vorm uploaden. Deze wordt in de koptekst geplaatst. Let er wel op dat de PDF vrij klein moet zijn, aangezien dit de minimum grootte wordt van elk gegenereerd document.
• Koptekst / Subkoptekst: De koptekst bestaat in de meeste gevallen uit het bedrijfslogo en de adresgegevens. Deze tekst komt bovenaan het document te staan. Er zijn 2 koptekst velden beschikbaar. Ze worden beiden op het gegenereerde document (PDF) weergegeven mits het veld gevuld is. Het verschil is dat bij het afdrukken alleen de subkoptekst op de afdruk komt te staan. Zo kan ingesteld worden wat wel of niet afgedrukt dient te worden. Stel dat u gebruik maakt van papier waarop het bedrijfslogo staat voorgedrukt, maar geen adresgegevens, dan moet u in het veld Koptekst het logo plaatsen en in het veld Subkoptekst de adresgegevens. Wanneer dit briefpapier bijvoorbeeld voor een factuur wordt gebruikt, dan zullen van het gegenereerde document het logo + adresgegevens op het scherm worden getoond. Als u het document afdrukt op papier zullen alleen de adresgegevens worden afgedrukt. Het logo staat immers al op het voorgedrukte papier. Gebruikt u papier dat niet is voorgedrukt, dan moet de gehele koptekst in het veld Subkoptekst aangemaakt worden. Bij gebruik van compleet voorgedrukt papier, moet de gehele koptekst in het veld Koptekst aangemaakt worden.
• Voettekst / Subvoettekst: Een voettekst kan gebruikt worden om bijvoorbeeld bepaalde voorwaarden of andere bedrijfsinformatie te tonen. Deze tekst komt onderaan het document te staan. Het gebruik van deze 2 velden is hetzelfde als de koptekst.

Wanneer het document in de Document Manager wordt geopend is het verschil tussen Kop-/Voettekst en Subkop-/Subvoettekst ook te zien. Als in de werkbalk het document wordt geopend via het -icoon, dan worden zowel de niet-sub als de subteksten weergegeven. Wordt het document geopend via het -icoon, dan worden alleen de subteksten weergegeven.

E-mail

Wanneer u gebruik maakt van automatisch gegenereerde e-mails, dan kunt u ook hier een standaard kop- en voettekst in plaatsen.

De volgende opties kunt u hier instellen:

• Koptekst: Hier kunnen het bedrijfslogo en adresgegevens aangemaakt worden. Dit komt bovenaan in de e-mail te staan.
• Voettekst: Hier kan de voettekst aangemaakt worden. Dit komt onderaan de e-mail te staan.

Envelop

Hier kunt u een standaard voor- en achterkant van een envelop aanmaken.

De volgende opties kunt u hier instellen:

• Voorkant: Dit is de kant waar de gegevens van de geadresseerde komen te staan. Hier kunt u zelf een opmaak voor aanmaken.
• Achterkant: Logischerwijs is dit dus de andere zijde van de envelop. Hier kunt u zelf een opmaak voor aanmaken.

Briefpapier koppelingen

• Administraties: In het tabblad Algemeen van een administratie, kunt u een briefpapier layout koppelen. Wanneer een betalingsherinneringsdocument wordt gegenereerd, dan zal automatisch het briefpapier van de betreffende administratie gebruikt worden.
• Werkmaatschappijen: In het tabblad Document systeem van een werkmaatschappij, kunt u een briefpapier layout koppelen. Wanneer bijvoorbeeld een factuurdocument wordt gegenereerd, zal dan automatisch het briefpapier van de betreffende werkmaatschappij voor de factuur gebruikt worden.