Inkoopfactuurstroom - Aanmaken inkoopfactuur

Via het ToDo.png-icoontje (links onderin de grijze balk) komt uw ToDo-lijst naar voren. Linksboven ziet u de naam van de gebruiker met daaronder de documenten die zijn gescand/ge-upload en (al dan niet automatisch) zijn doorgezet naar de ToDo-lijst. Het scherm ziet er als volgt uit:

Als u één keer klikt op een item, wordt het document op de rechterpagina zichtbaar.
Als u twee keer klikt op het item, verschijnt er linksonder in beeld, een scherm voor het boeken/aanmaken van uw inkoopfactuur.

Boekingsscherm - niet herkend document

Heeft Intelly helemaal geen gegevens automatisch herkend, komt onderstaand fragment naar voren.
 

Werkmaatschappij: Indien de documentgroep binnen de werkmaatschappij is gekoppeld, zal hier automatisch de werkmaatschappij verschijnen. U kunt altijd via de dropdown een werkmaatschappij kiezen.

Relatie: zoek en selecteer de bijbehorende relatie. Dit kunt u doen middels het Intelly/algemeen/zoeken.gif-icoontje of door meteen (een deel van) de naam van de relatie in te typen. Bestaat de desbetreffende relatie nog niet, kunt u deze meteen aanmaken door te klikken op het Intelly/algemeen/indexcard.gif-icoontje (als het invulveldje tenminste leeg is). Vul in het relatiescherm alle benodigde gegevens in.

Bedrag excl. BTW: Vul het factuurbedrag excl. BTW. Op basis van de invulling bij de relatie bij BTWcode inkoop, wordt het boekingsvoorstel opgemaakt.

Klik vervolgens op OK om door te gaan.

Boekingsscherm - herhaling / voorkeur nog niet opgegeven

Is dit niet de eerste keer dat u een factuur voor deze relatie boekt, verschijnt onderstaand scherm:
Intelly laat vervolgens zien op welke factuursoort de laatste keer/keren geboekt is en geeft tevens het percentage weer en het bedrag exclusief BTW weer. Vervolgens heeft u de keuze tussen twee opties:
  • Alleen nu: Bij deze optie worden alleen deze keer de door u ingevulde gegevens gebruikt. Wilt u in bovenstaand geval, niet gebruik maken van de factuursoort 'Telefoon', vult u 0% in en kunt u doorgaan door op 'Alleen nu' te klikken. Geldt alleen (nog) voor deze factuur de factuursoort 'Telefoon', klikt u ook op de button 'Alleen nu'.
     
  • Voor altijd: Als u kiest voor deze optie, wordt automatisch de factuursoort (in dit geval 'Telefoon') ingevuld in het tabblad Documentstroom Inkoop van de relatie. De volgende keer zal dan automatisch een volgend scherm verschijnen waarbij de factuursoort 'Telefoon' reeds is ingevuld.

Boekingsscherm

Vervolgens verschijnt onderstaand boekingsscherm:
Zoals u ziet zijn er in bovenstaand scherm veel gegevens reeds automatisch herkend door de aangemaakte documentherkenning. Zo kunnen de relatie en de factuurdatum herkend zijn, maar ook de bedragen kunnen zijn herkend.
Heeft u bovendien in de relatie de factuursoort ingevuld, dan wordt deze automatisch bij het boeken ingevuld. In bovenstaand voorbeeld is de factuursoort Telefoon.
Voor meer informatie over het koppelen van de factuursoort aan de relatie, klik op koppelen factuursoort.
Voor meer informatie over het aanmaken van factuursoorten, klik aanmaken factuursoorten.

Is niets herkend, dient u natuurlijk zelf alle belangrijke gegevens in te vullen.
 
  • Werkmaatschappij: Deze kunt u nog wijzigen, mocht de factuur onder de onjuiste documentgroep zijn gescand.
  • Factuurdatum: Hier vult u de factuurdatum in die altijd op de factuur staat vermeld.
  • Bedrag totaal: Dit kunt u zelf niet aanpassen, maar wordt automatisch berekend bij het invullen van de bedragen van 'Bedrag omzetbelasting' en 'Bedrag excl. BTW'.
  • BTW percentage: Hier selecteert u de juiste logistieke BTW code. U kunt dient deze BTW code te koppelen aan de relatie, zodat bij een factuur van die relatie altijd de juiste BTW code naar voren komt. Klik op het Intelly/algemeen/indexcard.gif-icoontje achter de relatie. Selecteer in de stamkaart de juiste BTW code.     Vul beide codes in (in- en verkoop).
  • Referentie: Dit is de 'naam' van het documentkenmerk en is eventueel aan te passen. Deze omschrijving komt straks ook bij de betaling naar voren.
  • Factuursoort: Als hier nog niets is ingevuld, dient u deze zelf op te geven. Dit doet u door te zoeken middels het Intelly/algemeen/zoeken.gif-icoontje of door (een deel van) de omschrijving van de factuursoort in te vullen. Vervolgens vult u in de kolom 'Bedrag excl. BTW' het juiste bedrag in. U kunt meerdere factuursoorten in de tabel selecteren en het factuurbedrag zelf over deze factuursoorten verdelen, mocht dit nodig zijn.
Overige opmerkingen:
  • Voorkeur boekstuknummer: Indien dit voor u wenselijk is, kunt u in dit veld een voorkeur boekstuknummer opgeven. Als dit boekstuknummer past in de boekstuknummer-reeks, en nog niet bestaat, zal dit bij het doorboeken gebruikt worden als definitief boekstuknummer. Het boekstuknummer is het nummer van de boeking die uiteindelijk in het financiële systeem terecht komt.
  • Heeft u bij een bepaalde relatie meerdere factuursoorten gekoppeld in het tabblad Documentstroom inkoop, en deze factuursoorten allemaal als percentage 100% meegegeven, dient u één van beide factuursoorten bij het boeken te verwijderen of de factuurbedragen excl. BTW aan te passen.
Als alle gegevens correct zijn ingevuld, kunt u deze fase afhandelen door te klikken op het groene vinkje bovenin uw scherm. Klik dus op het -icoontje naast het documentkenmerk in de ToDo-lijst.

Als u slechts rechten binnen Intelly heeft tot het aanmaken van de inkoopfactuur, en niet tot het financieel doorboeken, is de inkoopfactuur nu uit uw ToDo-lijst verdwenen. Iemand anders binnen het bedrijf neemt dan de functie over om de factuur door te zetten naar Financieel.

Heeft u wel voldoende rechten om de factuur financieel te verwerken, komt het ToDo-item onder aan de lijst weer erbij. Als u met de muis zweeft over het item, staat er niet meer 'aanmaken inkoopfactuur', maar 'doorzetten naar financieel'.
Ga naar de volgende paragraaf om het boekingsproces af te ronden.