Bankherkenningen
Binnen het bankboek is het mogelijk om voor de onverwerkte mutaties een bankherkenning in te stellen. Dit wil zeggen dat er voor een bankregel die nog niet geboekt is, automatisch de geschikte grootboekrekening naar voren komt.Dit kan een bepaalde kostenrekening zijn waar de bankmutaties vervolgens op worden geboekt. Middels het instellen van een automatische herkenning wordt de volgende keer aan de hand van de omschrijving en/of het bankrekeningnummer automatisch de correcte grootboekrekening ingevuld.
Dit kan echter ook de grootboekrekening debiteuren of crediteuren zijn. Het systeem is in staat een betaald of ontvangen bedrag te herkennen en deze te linken aan de daarbijhorende openstaande post. Vaak gebeurt dit al automatisch en komt vanzelf het juiste grootboeknummer debiteuren of crediteuren naar voren. U hoeft dan slechts nog op OK te klikken om de bankregel te boeken en te laten verwerken.
Niet alle bedragen worden echter meteen herkend, aangezien sommige bedragen bijvoorbeeld dubbel kunnen voorkomen binnen de openstaande posten. U kunt vervolgens een link laten leggen tussen het bankrekeningnummer van de bankregel en de relatie waar hij het bedrag moet gaan opzoeken.
Een bankherkenning instellen doet u vervolgens op de volgende wijze:
Als eerste gaat u via
Vervolgens klikt u van een bepaalde datum op het
Het kan zijn dat er aan het eind van een regel nog niets is ingevuld bij de tegenrekening. In dit geval kunt u een bankherkenning instellen. Met de rechtermuisknop klikt u dan op de omschrijving in de bankregel en er verschijnen drie mogelijkheden:
Maak een keuze uit deze drie mogelijkheden:
automatisch
Deze optie kiest u als u voor een bepaalde regelmatig terugkerende betaling of ontvangst die u rechtstreeks op een bepaalde grootboekrekening boekt, zonder tussenkomst van debiteuren of crediteuren. In feite gaat het om bedragen waarvan geen openstaande post bestaat. Dit kan bijvoorbeeld een kostenrekening of privérekening zijn.
Om voor een bepaalde bankmutatie zo'n automatische herkenning aan te maken klikt u met de rechtermuisknop op de omschrijving van de mutatie. Vervolgens kiest u voor de optie Automatische herkenning.
In het schermpje dat vervolgens verschijnt, kunt u de eigenschappen voor uw herkenning opgeven.
Het schermpje ziet er dan ongeveer als volgt uit:
Klik vervolgens op OK om de aangemaakte herkenning op te slaan.
Bij de automatische herkenning volstaat het vaak om alleen een specifieke herkenningstekst of een specifiek bankrekeningnummer op te geven. Het is niet verplicht om beide op te geven. Vaak is het bankrekeningnummer niet zichtbaar en kan dit niet worden opgegeven.
Om te testen of de herkenning werkt, kunt u opnieuw klikken op het
-icoon om dezelfde bankmutatieregel opnieuw te vragen. Als het goed is, is de bankmutatie meteen herkend en is bij de tegenrekening een grootboeknummer ingevuld.
Automatische herkenning
Deze optie kiest u als u voor een bepaalde regelmatig terugkerende betaling of ontvangst die u rechtstreeks op een bepaalde grootboekrekening boekt, zonder tussenkomst van debiteuren of crediteuren. In feite gaat het om bedragen waarvan geen openstaande post bestaat. Dit kan bijvoorbeeld een kostenrekening of privérekening zijn.
Om voor een bepaalde bankmutatie zo'n automatische herkenning aan te maken klikt u met de rechtermuisknop op de omschrijving van de mutatie. Vervolgens kiest u voor de optie Automatische herkenning.
In het schermpje dat vervolgens verschijnt, kunt u de eigenschappen voor uw herkenning opgeven.
- Omschrijving: Hier geeft u de naam voor de herkenning. Logischerwijs voert u hier hetgeen waarvoor u de herkenning aanmaakt in.
- Herkenningstekst: Hier kunt u een tekst uit de omschrijving van de bankmutatie opgeven die elke keer bij zo'n soort mutatie voorkomt. Aan de hand hiervan herkent het systeem de mutatie.
- Naam (van bankrek.): Als u met de muis aan het eind van de regel over het
-icoontje zweeft, wordt er vaak (niet altijd!) de naam van de eigenaar van het bankrekeningnummer zichtbaar. Deze kan hier worden ingevuld. Aan de hand hiervan wordt de mutatie herkend.
- Bankrekeningnummer: Als u met de muis aan het eind van de regel over het
- Minimum en maximum bedrag: De bedragen die u hier opgeeft, bepalen de reikwijdte van de herkenning. Als er een bedrag van 3000 euro betaald wordt, en het minimumbedrag is -2000, zal de mutatie niet herkend worden.
- Grootboek: Hier geeft u uiteraard op op welk grootboeknummer het bedrag geboekt dient te worden.
- BTW code: Hier kunt u de BTW code (
Het schermpje ziet er dan ongeveer als volgt uit:
Klik vervolgens op OK om de aangemaakte herkenning op te slaan.
Om te testen of de herkenning werkt, kunt u opnieuw klikken op het
Verwijderen automatische bankherkenning
Soms is een automatische bankherkenning niet meer nodig of foutief aangemaakt en daardoor niet langer wenselijk om te behouden. Het is niet mogelijk om vanuit het bankboek een bestaande herkenning te verwijderen.Dit dient u te doen via het volgende menupad:
Stamgegevens > Financieel > Inrichting > Herkenning grootboeken van financiële mutaties.
Selecteer hierbij de bankherkenning die u wilt verwijderen en klik daarbij op het
naam
Deze bankherkenning kan ingesteld worden bij een betaling van een debiteur of crediteur. Binnen Intelly is het mogelijk om van een bepaald bankrekeningnummer een deel van de omschrijving uit de mutatie te koppelen aan een daarbijhorende relatie.
Vaak wordt een betaald of ontvangen bedrag reeds automatisch door Intelly herkend en wordt tevens automatisch de grootboekrekening debiteuren of crediteuren ingevuld. Intelly gaat namelijk meteen zoeken tussen alle openstaande posten en komt dan vaak al met de juiste betaling naar voren. Toch is het verstandig om voor zulke bankmutatie een herkenning aan te maken.
Het beste is om bij een crediteuren- of debiteurenbetaling te kiezen voor de optie Naam + Bankrekeningnummer toevoegen. Hier wordt namelijk één uniek bankrekeningnummer gekoppeld aan één specifieke relatie.
Soms is het echter toch noodzakelijk om te kiezen voor de optie Naam toevoegen. Dit geldt voor de volgende situaties:
Daar kunt u een relatie opgeven die u koppelt aan het bankrekeningnummer van de transactie. Heeft u na een aantal koppelingen diverse relaties aan het betreffende bankrekeningnummer gekoppeld, zal hij bij een betaald bedrag tussen die relaties gaan zoeken die u aan het bankrekeningnummer heeft gekoppeld.
Om te testen of de herkenning werkt, kunt u opnieuw klikken op het-icoon om dezelfde bankmutatieregel opnieuw op te vragen. Als de bankregel herkend kan worden, zal bij de tegenrekening meteen een grootboeknummer zijn ingevuld.
Naam toevoegen
Deze bankherkenning kan ingesteld worden bij een betaling van een debiteur of crediteur. Binnen Intelly is het mogelijk om van een bepaald bankrekeningnummer een deel van de omschrijving uit de mutatie te koppelen aan een daarbijhorende relatie.
Vaak wordt een betaald of ontvangen bedrag reeds automatisch door Intelly herkend en wordt tevens automatisch de grootboekrekening debiteuren of crediteuren ingevuld. Intelly gaat namelijk meteen zoeken tussen alle openstaande posten en komt dan vaak al met de juiste betaling naar voren. Toch is het verstandig om voor zulke bankmutatie een herkenning aan te maken.
Het beste is om bij een crediteuren- of debiteurenbetaling te kiezen voor de optie Naam + Bankrekeningnummer toevoegen. Hier wordt namelijk één uniek bankrekeningnummer gekoppeld aan één specifieke relatie.
Soms is het echter toch noodzakelijk om te kiezen voor de optie Naam toevoegen. Dit geldt voor de volgende situaties:
- Bij betalingen uit/naar het buitenland. De betalingen lopen via de tussenkomst van een bepaalde (Nederlandse) bank. Betalingen van meerdere leveranciers hebben dan hetzelfde bankrekeningnummer hebben, aangezien dit het bankrekeningnummer van het tussenstation bank is. Deze zorgt tenslotte voor de betaling. In dit geval moet een unieke herkenning van een bepaalde relatie dus gebaseerd worden op een deel van de omschrijving. Er wordt dus niet gekozen om een naam en bankrekeningnummer toe te voegen, maar alleen voor de optie naam toevoegen.
- Als meerdere relaties gebruik maken van één bankrekeningnummer. Voor bepaalde bedrijven komt het voor dat meerdere klanten betalen met hetzelfde bankrekeningnummer. In dat geval kan er dus geen directe koppeling worden gelegd tussen relatie en bankrekeningnummer. In dit geval kan de unieke herkenning dus ook alleen maar gebaseerd zijn op een deel van de omschrijving uit de mutatie.
Daar kunt u een relatie opgeven die u koppelt aan het bankrekeningnummer van de transactie. Heeft u na een aantal koppelingen diverse relaties aan het betreffende bankrekeningnummer gekoppeld, zal hij bij een betaald bedrag tussen die relaties gaan zoeken die u aan het bankrekeningnummer heeft gekoppeld.
Om te testen of de herkenning werkt, kunt u opnieuw klikken op het
naamBank
Deze bankherkenning kan ingesteld worden bij een betaling van een debiteur of crediteur. Binnen Intelly is het mogelijk om het bankrekeningnummer van de externe partij te koppelen aan de daarbijhorende relatie.
Vaak wordt een betaald of ontvangen bedrag reeds automatisch door Intelly herkend en wordt tevens automatisch de grootboekrekening debiteuren of crediteuren ingevuld. Intelly gaat namelijk meteen zoeken tussen alle openstaande posten en komt dan vaak al met de juiste betaling naar voren.
Toch is het vaak handig om de bankrekening aan de juiste relatie te koppelen, omdat:
In bovenstaand schermpje kunt u dan het bankrekeningnummer, dat automatisch door Intelly is ingevuld, koppelen aan een bepaalde relatie. Bij deze herkenning is het dus zo dat één bankrekeningnummer gekoppeld wordt aan één relatie.
Om te testen of de herkenning werkt, kunt u opnieuw klikken op het-icoon om dezelfde bankmutatieregel opnieuw op te vragen. Als het goed is, is de bankmutatie meteen herkend en is bij de tegenrekening een grootboeknummer ingevuld.
Naam + Bankrekeningnummer toevoegen
Deze bankherkenning kan ingesteld worden bij een betaling van een debiteur of crediteur. Binnen Intelly is het mogelijk om het bankrekeningnummer van de externe partij te koppelen aan de daarbijhorende relatie.
Vaak wordt een betaald of ontvangen bedrag reeds automatisch door Intelly herkend en wordt tevens automatisch de grootboekrekening debiteuren of crediteuren ingevuld. Intelly gaat namelijk meteen zoeken tussen alle openstaande posten en komt dan vaak al met de juiste betaling naar voren.
Toch is het vaak handig om de bankrekening aan de juiste relatie te koppelen, omdat:
- Intelly dan binnen een kleiner bereik gaat zoeken naar een openstaand bedrag. Het bedrag kan namelijk tussen verschillende relaties uiteraard meerdere keren voorkomen. Dit kan dus vaak het verschil maken tussen wel of geen herkenning.
- de kans op een foute afboeking nu kleiner wordt. Het kan namelijk voorkomen dat Intelly hetzelfde bedrag afboekt van een andere relatie, als het bedrag van de goede relatie bijvoorbeeld met 1 cent afwijkt. Dit wordt door middel van een goede koppeling voorkomen.
In bovenstaand schermpje kunt u dan het bankrekeningnummer, dat automatisch door Intelly is ingevuld, koppelen aan een bepaalde relatie. Bij deze herkenning is het dus zo dat één bankrekeningnummer gekoppeld wordt aan één relatie.
Om te testen of de herkenning werkt, kunt u opnieuw klikken op het