Organisatie - Logistiek - Werkmaatschappijen
Stamgegevens > Algemeen > Organisatie > Logistiek > WerkmaatschappijenMet werkmaatschappijen beschrijft u delen van uw onderneming die een zelfstandige functie hebben, maar wel binnen één administratie vallen. Per administratie dient u hier een werkmaatschappij aan te maken.
Via het -icoon maakt u een nieuwe werkmaatschappij aan, of u opent een reeds bestaande werkmaatschappij om deze in te zien of te bewerken.
Na selectie van de werkmaatschappij ziet u verschillende tabbladen die behoren bij de stamgegevens van deze werkmaatschappij. Het hangt af van uw beschikbare rechten binnen Intelly welke tabbladen zichtbaar zijn.
Algemeen
Algemeen
Stamgegevens > Algemeen > Organisaties > Logistiek > Werkmaatschappijen > Tabblad Algemeen
Werkmaatschappij ID: Bij het aanmaken van een nieuwe werkmaatschappij kiest u zelf een specificiek werkmaatschappijnummer. Wanneer u niets invult, geeft Intelly zelf het nummer dat tussen haken staat.
Naam(*): Hier vult u de naam van de werkmaatschappij in.
Huidige eigenaar: Hier selecteert of zoekt u naar de relatie die de huidige eigenaar is van de werkmaatschappij. Voor het aanmaken van een relatie t.b.v. uw werkmaatschappij klikt u op aanmaken relatie voor meer info.
Adresgegevens(*): U vult de adresgegevens van de werkmaatschappij zo volledig mogelijk in. Dit adres kan verschillen met het adres van de administratie.
Valuta: Hier selecteert u de valuta die de werkmaatschappij gebruikt.
Bankrekening nummer: Als de werkmaatschappij een eigen bankrekening heeft, vult u hier het nummer in.
Standaard BTW code inkoop: Hier selecteert u de standaard BTW code welke gebruikt wordt voor de inkoop.
Standaard BTW code vekoop: Hier Selecteer u de standaard BTW code welke gebruikt wordt voor de verkoop.
BTW plichtig: U vinkt dit aan indien de werkmaatschappij b.t.w. plichtig is.
Standaard betaalmethode inkoop: Hier selecteert u de standaard betaalmethode welke gebruikt wordt voor de inkoop.
Standaard betaalmethode verkoop: Hier selecteert u de standaard betaalmethode welke gebruikt wordt voor de verkoop.
Inactief: U vinkt dit aan indien de werkmaatschappij komt te vervallen.
Klikt u op 'OK' dan worden de gegevens opgeslagen.
Klikt u op 'Terug' dan gaat u terug naar het menu zonder de gegevens te wijzigen.
De gegevens gemarkeerd met (*) zijn nodig als alleen gebruik wordt gemaakt van het documentsysteem.
Administratie koppeling
Administratie koppeling
Stamgegevens > Algemeen > Organisatie > Logistiek > Werkmaatschappijen > Tabblad Administratie koppeling
Hier koppelt u de werkmaatschappij aan de administratie.
Administratie: Hier selecteert u of zoekt u naar de administratie die hoort bij de werkmaatschappij.
Begin datum: Dit is de startdatum vanaf het moment dat u met de werkmaatschappij aan de slag bent gegaan. Het ingeven van een datum is niet verplicht.
Eind datum: Veelal is dit nog niet bekend, dus hoeft u hier niets te vullen.
Dagboekkoppeling: Via het -icoon is het mogelijk om dagboeken in de administratie die bij de werkmaatschappij horen te koppelen. U krijgt dan het volgende scherm:
Kostenplaats: Selecteer hier de kostenplaats die van toepassing is voor deze werkmaatschappij. De boekingen binnen de gekoppelde dagboeken krijgen dan deze kostenplaats mee. Als u gebruikmaakt van de kostenplaatsen rapportage worden deze dagboeken ook meegenomen in de rapportage.
Dagboek functie: Met de dropdown selecteert u de dagboek functie, waarvoor u een dagboek hebt aangemaakt binnen de administratie.
Dagboek/Dagboek incompany: Hier vult u of selecteert u het dagboek die speciaal voor deze werkmaatschappij is aangemaakt. Klik op dagboeken om te lezen hoe u een dagboek aanmaakt.
Klikt u op 'OK' dan worden de gegevens opgeslagen.
Klikt u op 'Terug' dan gaat u terug naar het menu zonder de gegevens te wijzigen.
Document systeem
Document systeem
Stamgegevens > Algemeen > Organisatie > Logistiek > Werkmaatschappijen > Tabblad Document systeemAls u gebruikmaakt van het document herkenningssysteem, geef dan hier aan naar welke standaard documentgroep het document gestuurd moet worden als dit van tevoren niet is aangegeven. Kijk op documentgroep hoe u een documentgroep aanmaakt.
Hier geeft u ook aan welk briefpapier er gebruikt moet worden binnen deze werkmaatschappij. Dit selecteert u door middel van de dropdown.
Documentstroom inkoop
Documentstroom inkoop
Stamgegevens > Algemeen > Organisatie > Logistiek > Werkmaatschappijen > Tabblad Documentstroom inkoop
Hier geeft u aan welke factuursoorten er gebruikt kunnen worden voor de inkoopdocumenten die bij deze werkmaatschappij horen. Met behulp van de dropdown zoekt u de factuursoort. Klik op factuursoort wanneer u wilt weten hoe u een deze aanmaakt.
Filialen
Filialen
Stamgegevens > Algemeen > Organisatie > Logistiek > Werkmaatschappijen > Tabblad FilialenBinnen werkmaatschappijen registreert u ook verschillende filialen.
Door met de muis boven het -icoon te bewegen, bekijkt u de adresgegevens. Zoals u in ons voorbeeld ziet, zijn er nog geen gegevens ingevuld.
Door op het -icoon te klikken, komt u in het invoerscherm waarin u de gegevens kan invullen of aanpassen.
Financieel
Financieel
Stamgegevens > Algemeen > Organisaties > Logistiek > Werkmaatschappijen > Tabblad Financieel
De gegevens die zijn ingevoerd bij administratie koppeling worden hier overgenomen.
Relaties: Via het -icoon is het mogelijk om een relatie die bij de werkmaatschappij hoort te koppelen.
Land instellingen
Land instellingen
Stamgegevens > Algemeen > Organisatie > Logistiek > Werkmaatschappijen > Tabblad Land instellingenAls de werkmaatschappijen in verschillende landen met verschillende btw zijn gevestigd, dan richt u hier de btw in specifiek voor deze werkmaatschappij. Klik op btw als u wilt weten hoe je de btw hiervoor moet aanmaken.
Indien "BTW nummer vereist" is aangevinkt, wordt bij de facturatie rekening gehouden met het BTW-nummer van de relatie. Als het BTW-nummer is ingevuld wordt er 0% BTW berekend.
Locaties
Locaties
Stamgegevens > Algemeen > Organisatie > Logistiek > Werkmaatschappijen > Tabblad Locaties
Een werkmaatschappij kan worden onderverdeeld in locaties. Op deze manier kunnen financiële en logistieke acties gedetailleerder worden geregistreerd. Dit zijn bijvoorbeeld de locaties waar om wordt gevraagd bij inkoopboekingen (mits dit zo is ingesteld), of tafels in een restaurant.
- Code: Hier wordt codering aan een locatie toegekend.
- Omschrijving: Dit is de omschrijving van de locatie.
- Regio: Door hier een regio te selecteren, wordt de locatie aan een regio toegekend. Bijvoorbeeld in een restaurant: Locatie Tafel 1 toekennen aan Regio Terras voorzijde.
- Specificaties: Door op het
-icoon te klikken, wordt een scherm met specificaties geopend. Hierin zijn de volgende opties beschikbaar:
Factuursoort: Vink dit aan wanneer de locaties gebruikt mogen worden om inkoopfacturen op te boeken. Bij soort inkoopfactuur wordt beschreven wat nog meer moet worden ingericht om van deze optie gebruik te maken.
Kostenplaats: Vink dit aan wanneer de locatie ook dienst kan doen als kostenplaats.
Magazijn: Vink dit aan wanneer de locatie ook dienst kan doen als magazijn.
Behoefte locatie: Vink dit aan wanneer de locatie ook dienst kan doen als behoefte locatie binnen de goederenstroom.
Bruikbaar bij kassa: Vink dit aan wanneer de locatie ook bruikbaar moet zijn bij het inrichten van een kassa in de Kassa designer.
Proces: Hier kan een logistiek proces worden geselecteerd. De locatie is dan een productie locatie, bijvoorbeeld Keuken of Bar. Deze locatie kan vervolgens gebruikt worden als Voorkeurs productie locatie bij een Regio.
Gangen (diner) registratie: Wanneer deze is aangevinkt en de locatie is een productie locatie (zie Proces), dan werkt de kassa voor deze locatie met gangen. Voor een keuken locatie zal deze dus moeten worden aangevinkt. Voor een bar locatie niet.
Logistieke koppelingen
Logistieke koppelingen
Stamgegevens > Algemeen > Organisatie > Logistiek > Werkmaatschappijen > Tabblad Logistieke koppelingen
In dit tabblad stelt u de voorraadwaardering methode in die bij deze werkmaatschappij hoort, zodat bij de producten de standaard voorraadwaarde van het product kan worden berekend.
Voorraadwaardering methode: met behulp van de dropdown selecteert u een van de volgende methodes:
-FIFO: nog niet gebruiken.
-LIFO: nog niet gebruiken.
-Omzet groep: de kortingen/toeslagen die via omzetgroepen zijn ingesteld, worden vanuit de inkoopprijs per product doorgerekend naar de voorraadwaade.
-Product categorie: de kortingen/toeslagen die via product categorieën zijn ingesteld, worden vanuit de inkoopprijs per product doorgerekend naar de voorraadwaade.
-Product familie: de kortingen/toeslagen die via product families zijn ingesteld, worden vanuit de inkoopprijs per product doorgerekend naar de voorraadwaade.
-VVP: nog niet gebruiken.
Klikt u op 'OK' dan worden de gegevens opgeslagen.
Klikt u op 'Terug' dan gaat u terug naar het menu zonder de gegevens te wijzigen.
Product types
Product types
Stamgegevens > Algemeen > Organisatie > Logistiek > Werkmaatschappijen > Tabblad Product typesElk type product heeft zijn eigen specifieke kenmerken die van belang zijn. Vandaar dat producten kunnen worden onderverdeeld in product types. Binnen de werkmaatschappijen geeft u aan met welke product types er wordt gewerkt. Met behulp van de dropdown voegt u product types toe.
Product types
De volgende product types zijn beschikbaar:- Gerecht
- Handelsgoederen
- Kassa product
- Kleding
- Maak product
- Meubels
- Plaatmateriaal
- Samengesteld product
- Stafmateriaal
- Unit rates
- Weegschaal product
Regio's
Regio's
Stamgegevens > Algemeen > Organisatie > Logistiek > Werkmaatschappijen > Tabblad Regio's
Een werkmaatschappij kan opgedeeld worden in diverse regio's. Dit gebeurt bijvoorbeeld bij een restaurant dat bestaat uit verschillende verdiepingen of vertrekken. Voor elke verdieping wordt een aparte regio aangemaakt. Bij Locaties kan per locatie worden opgegeven tot welke regio deze behoort. In het geval van het restaurant is elke tafel een aparte locatie. Die tafel kan op deze manier aan een vertrek (regio) worden toegekend.
- Regio: Hier moet de omschrijving van de regio ingevuld worden.
- Printers: Achter deze knop zitten instellingen voor de kassa die gebruikt worden binnen de horeca. Hier worden kassabon- en bereidingsbonsjablonen ingesteld en worden de printers geselecteerd waarop de bonnen worden afgedrukt.
- Voorkeurs productie locaties: Hier wordt een voorkeurs productie locatie ingesteld. Hier kunnen alleen locaties geselecteerd worden die gekoppeld zijn aan een productie proces. Deze koppeling wordt gemaakt bij Locaties, achter de knop Specificaties
- Specificaties: Hier kan bij Gang-tijd ingesteld worden hoe lang een gang duurt zodat het keukenpersoneel kan plannen wanneer de volgende gang kan worden bereid. Bij Aandachts tijd kan worden ingesteld om de hoeveel minuten aan een tafel met klanten, aandacht dient te worden besteed. Wanneer deze tijd is verlopen krijgt de bediening een signaal op bijvoorbeeld zijn/haar handheld. Beide opties zijn dus gericht op de horeca.
Rollen
Rollen
Stamgegevens > Algemeen > Organisatie > Logistiek > Werkmaatschappijen > Tabblad Rollen
Hier selecteert u de rol die binnen de werkmaatschappij gaat worden gebruikt. Maak gebruik van de dropdown om de rol te selecteren.
Bij Gebruikers bekijtk u via het -icoon wie er rechten hebben binnen de werkmaatschappij. Neem contact met ons op, als u hier gebruikers wil laten verwijderen of toevoegen.
Soort inkoopfactuur
Soort inkoopfactuur
Stamgegevens > Algemeen > Organisatie > Logistiek > Werkmaatschappijen > Tabblad Soort inkoopfactuur
Hier geeft u aan welke soort inkoopfacturen u wilt gebruiken. Met behulp van het -icoon selecteert u een van de volgende soorten:
Inkoopfacturen: Bij de inkoopboeking wordt alleen om de factuursoort gevraagd.
Inkoopfactuur met locaties: Bij de inkoopboeking wordt per factuursoort, ook gevraagd om een locatie aan te geven. Door gebruik te maken van locaties kunt u een factuursoort verder opsplitsen. Dit doet u om de kosten inzichtelijker te maken in de administratie.
Klik op locatie om te zien waar u een locatie kunt aanmaken.
Klik op koppelen locatie aan factuursoort om te zien waar u de locatie kunt koppelen aan een factuursoort.
Klik op koppelen locatie aan grootboekrekening om te zien waar u de locatie kunt koppelen aan een grootboekrekening.
Inkoopfactuur met productieorders: Bij de inkoopboeking wordt per factuursoort ook gevraagd om een productieorder op te geven.
Inkoopfactuur met locaties en productieorders: Bij de inkoopboeking wordt per factuursoort ook gevraagd om een locatie en een productieorder op te geven.
Voorraad
Voorraad
Stamgegevens > Algemeen > Organisatie > Logistiek > Werkmaatschappijen > Tabblad Voorraad
In dit tabblad krijgt u een overzicht van de gehele voorraad. De gegevens komen uit het logistieke gedeelte en in dit tabblad kunt u door naar de mutatie op regelniveau. Als eerste krijgt u het volgende te zien:
Werkmaatschappij: Hier staat de naam van de werkmaatschappij waarbinnen u de voorraad opvraagd.
Magazijn: Met behulp van de dropdown selecteert u een magazijn. Klik op magazijn voor de beschrijving van magazijnen.
Datum: Hier vult u de datum in voor welke dag u de voorraad wilt weten. Met behulp van het -icoontje, waarna vervolgens een kalender verschijnt, selecteert u meteen een willekeurige dag.
Klik vervolgens op 'OK' om het overzicht te genereren. U krijgt dan de volledige lijst van alle producten waar voorraad van aanwezig is. Via het logistieke gedeelte is het mogelijk om gerichter te zoeken. Klik op voorraadlijst voor de beschrijving van die voorraadlijst.
Het overzicht dat in dit tabblad wordt gemaakt, heeft de volgende gegevens van links naar rechts:
Product: Dit is het product ID nummer. Klik op producten voor de beschrijving van producten.
Omschrijving: Een korte en duidelijke omschrijving van het product.
Code: Hier staat het productcode van de leverancier.
Aantal: Hier staat het aantal wat er op de gevraagde datum op voorraad is. Als u met de muis hier overheen beweegt, ziet u dat u hier kan klikken. Dus door op het aantal van product A te klikken, krijgt u de mutatiekaart van Product A op regel niveau.In deze regels staan van links naar rechts:
Proces: Het proces dat de mutatie heeft aangemaakt. Klik op proces voor de beschrijving van een proces.
Type: Hier staat de beschrijving van het soort proces. Klik hier voor proces types.
ID: Dit is het ID nummer van de levering.
Aantal: Dit is de mutatie van dit product. Als u met de muis hierover heen beweegt, ziet u dat u hier kan klikken. U gaat dan naar de levering die deze mutatie heeft gegenereerd. Klik op levering voor de logistieke beschrijving van de levering.