Afboeken openstaande post

In dit gedeelte van de handleiding is beschreven hoe u een openstaande post, debiteuren- dan wel crediteurenpost, kunt afboeken in Intelly.
Een openstaande post afboeken is mogelijk in uw kas- of bankboek, maar ook in uw memoriaaldagboek.

Na het invullen van de crediteuren- of debiteurenrekening gaat u een subadministratie in waar u de relatie en de daarbijhorende openstaande post kunt zoeken en kunt afboeken.

Als eerste verschijnt onderstaand scherm:



NB: In bovenstaand scherm is het afboeken van een openstaande post binnen de bank als voorbeeld genomen, vandaar dat hier reeds gegevens zijn ingevuld, waaronder de naam rekeninghouder, de omschrijving van de factuur en het bedrag.
Bij het afboeken van een openstaande post in het memoriaal of het kasboek, zijn deze gegevens natuurlijk nog niet bekend.

In dit scherm vult u de relatie van de openstaande factuur in. U kunt slechts van één relatie een openstaande post afboeken. Wel is het mogelijk om meerdere openstaande posten af te boeken binnen één relatie. De relatie kunt u zoeken middels het -icoon of door meteen (een deel van) de naam van de relatie in te vullen.
Klik vervolgens op OK om verder te gaan.



Vervolgens komen alle openstaande posten van de geselecteerde relatie naar voren. U ziet in elke regel van links naar rechts het boekstuknummer van de inkoop- (of verkoop)factuur, de datum van de boeking, de omschrijving (de referentie) en het factuurbedrag.
Door op het bedrag te klikken komt het bedrag in de kolom ernaast te staan en boekt u de factuur af. U kunt natuurlijk meerdere bedragen, oftewel meerdere facturen selecteren om af te boeken. Ook is het mogelijk om het getal in de kolom 'Bedrag' te wijzigen, als er slechts een gedeelte betaald is en dus maar een gedeelte dient te worden afgeboekt. Het resterende gedeelte blijft vervolgens uiteraard open staan.

Een eventueel verschilbedrag kunt in de 'Verschil'-regel invullen. Hier vult u dan ook de grootboekrekening in waar het verschil naar toe dient te worden geboekt.

NB: Crediteuren- en debiteurenposten komen nooit samen in één overzicht voor. Dit heeft ermee te maken dat dit beiden aparte subadministraties zijn. Het is ook niet mogelijk om de debiteurenrekening als verschilrekening op te geven binnen de crediteurenadministratie, en omgekeerd.

Als de gewenste bedragen zijn geselecteerd, klikt u vervolgens op OK om de afboeking definitief te maken.

Heeft u een betaling van een factuur ontvangen of gedaan, maar heeft u de factuur zelf nog niet geboekt, kunt u in het onderste gedeelte van bovenstaand scherm zelf de factuurgegevens invullen. U vult dan het factuurnummer en het bedrag in dat vervolgens toch in de gewenste relatie wordt afgeboekt.
Zo creëert u een negatieve openstaande post, die u later weer kunt corrigeren als u de factuur zelf heeft geboekt.