Documenten - Sjablonen

Stamgegevens > Algemeen > Documenten > Sjablonen > Sjablonen

Door het gebruik van sjablonen is het mogelijk zelf de layout van 'automatisch gegenereerde documenten' in te richten en aan te passen. Zo kan bijvoorbeeld een sjabloon voor een order of factuur worden aangemaakt. Door een sjabloon te koppelen aan een proces kunnen er automatisch documenten gegenereerd worden.
Door op het Intelly/algemeen/Nieuw_item.gi-icoon te klikken is het mogelijk om een nieuw sjabloon aan te maken.
De volgende opties zijn nu beschikbaar:

  • Nieuw sjabloon: Met deze optie maakt u een nieuw sjabloon aan.
  • Kopieer een bestaand sjabloon: Met deze optie maakt u een nieuw sjabloon aan welke een exacte kopie is van een bestaand sjabloon.
  • Kopieer een standaard sjabloon: Met deze optie maakt u een nieuw sjabloon aan welke een exacte kopie is van een standaard sjabloon.

Wat is het verschil tussen een 'bestaand' en een 'standaard' sjabloon?
- Een bestaand sjabloon is een sjabloon dat al eerder binnen uw database is aangemaakt.
- Een standaard sjabloon is een sjabloon dat standaard beschikbaar is in het programma.

Een sjabloon bestaat uit de volgende tabbladen:

algemeen

Algemeen

In dit tabblad worden de volgende algemene gegevens ingevuld.

  • Sjabloon ID: Deze wordt automatisch gevuld. U kunt eventueel uw eigen nummering hier invullen.
  • Omschrijving: Korte beschrijving van de layout.
  • Vertaling afhankelijk van: Maak hier een selectie waarvan de sjabloonvertaling afhankelijk moet zijn.
  • Getal notatie: Hier kan bepaald worden hoe bedragen geprint moeten worden.
  • Documenten toevoegen aan afdrukversie: Aan een sjabloon kunnen documenten worden gekoppeld (zie tabblad Documenten). Om deze ook mee af te drukken met het sjabloon moet dit aangevinkt worden.
  • Regel ruimte: Per blad kan worden ingesteld hoeveel regels (bijvoorbeeld orderregels) er maximaal op het blad afgedrukt mogen worden. Dit is nodig om te bepalen of het document in meerdere pagina's moet worden opgedeeld. Hoeveel regels er op een blad passen is afhankelijk van de opbouw van de layout.
  • Opvullen: Per blad kan worden ingesteld of de regels moeten worden opgevuld indien er minder regels op het document staan dan is ingesteld bij de Regel ruimte.
  • Sjabloontype: Als het sjabloon is aangemaakt, kan middels een dropdown menu een sjabloontype geselecteerd worden. Dit type kan bepalend zijn bij de koppeling van een sjabloon aan een proces. Bij bijvoorbeeld het inrichten van de betalingsherinneringenstroom kunnen alleen sjablonen van het type Betalingsherinnering geselecteerd worden.
  • Voorbeeld: Met de knop Voorbeeld kan een voorbeeld afdruk van het sjabloon worden weergegeven. Dit werkt alleen voor sjablonen die gekoppeld zijn aan een proces binnen IBES.

Documentopbouw

Een order bestaat vrijwel altijd uit 1 of meerdere orderregels. Dit zijn bijvoorbeeld bestelde artikelen. In een sjabloon is het mogelijk om de layout van een order met veel orderregels zo in te richten dat deze netjes over meerdere pagina's wordt verdeeld. Hiervoor is het sjabloon opgedeeld in 4 aparte tabbladen, Blad (0) t/m Blad (3).

  • (0) Enkel blad: Indien het document niet hoeft te worden opgesplitst in meerdere pagina's, dan wordt deze layout gebruikt.
  • (1) Eerste blad: Indien het document wel wordt opgeplitst, dan wordt deze layout gebruikt voor de eerste pagina
  • (2) Volgblad: Indien het opgesplitste document uit minstens 3 pagina's zal bestaan, dan zal deze layout gebruikt worden voor alle tussenpagina's. Dit zijn de pagina's tussen Eerste blad en Laatste blad.
  • (3) Laatste blad: Deze layout wordt gebruikt voor de laatste pagina van het opgeplitste document.

In het tabblad Algemeen kan bij Regel ruimte per blad worden ingesteld hoeveel regels er maximaal op de pagina mogen staan. Dit bepaalt namelijk hoe de regels over de diverse bladen zullen worden verdeeld.
 
voorbeeld
Instellingen van Regel ruimte op het tabblad Algemeen:
Enkel blad     15
Eerste blad    15
Volgblad        20
Laatste blad   20

Stel nu dat de order bestaat uit 50 orderregels.
De documentopbouw wordt dan als volgt bepaald:
Omdat het aantal regels van 50 groter is dan het maximum van 15 bij Enkel blad is al meteen duidelijk dat het document zal worden opgesplitst en dus niet de layout van Enkel blad zal kunnen gebruiken.
Een opgesplitst document zal altijd bestaan uit een Eerste blad en een Laatste blad. Afhankelijk van het aantal regels zal er gebruik worden gemaakt van volgbladen.
De eerste 15 regels zullen op de layout van Eerste blad worden afgedrukt.
Nu wordt gecontroleerd of de resterende regels op het laatste blad passen.
Er zijn 35 regels over.
Dit zijn er meer dan de 20 regels die op het laatste blad mogen staan, dus zal er gebruik worden gemaakt van een volgblad.
Op de layout van volgblad worden de volgende 20 regels afgedrukt.
Nu zijn er nog 15 regels over.
Deze passen op het Laatste blad want het zijn er minder dan het ingestelde maximum van 20 regels.
(Stel nu dat de order uit 60 orderregels zou bestaan, dan zou er een tweede volgblad van 20 regels nodig zijn en zouden er op het laatste blad 5 regels overblijven)

De verdeling van de 50 orderregels ziet er dus als volgt uit:
Eerste blad: 15 regels
Volgblad: 20 regels
Laatste blad 15 regels

Hieronder wordt per blad uitgelegd hoe deze te gebruiken is. Als voorbeeld wordt uitgegaan van een ordersjabloon.

enkel

(0) Enkel blad

Indien de order uit evenveel of minder orderregels bestaat dan is ingesteld in het tabblad Algemeen bij Regel ruimte Enkel blad, dan zal bij het afdrukken van het ordersjabloon de layout van dit tabblad worden gebruikt.
Indien in het tabblad Algemeen bij Regel ruimte niets is ingesteld dan zal bij het afdrukken van het sjabloon ook de layout van dit tabblad worden gebruikt.

De volgende mogelijkheden zijn aanwezig:
  • Enkel blad: Hier kan de layout van het sjabloon worden aangemaakt. In de layout kan gebruikt worden gemaakt van diverse opties zoals kleuren, lettertypen, lettergrootten, afbeeldingen, HTML tabellen en tags. Middels het vlaggetje kan de layout in alle talen vertaald worden. De taalkeuze is afhankelijk van autorisatie.
  • Briefhoofd toevoegen: Indien de uiteindelijke afdruk van het sjabloon moet worden voorzien van een kop- en voettekst, dan moet dit worden aangevinkt. Het aanmaken van briefhoofd is beschreven bij Briefpapier.
Tip 1:
Met de tag [Version] kan er een versienummer in het document gezet worden. Wordt een document vandaag voor het eerst gegenereerd, dan krijgt deze versie 1.0. Wordt deze vandaag nogmaals gegenereerd, dan krijg deze versie 1.1. Wordt het document overmorgen nog een keer gegenereerd, dan krijgt deze versie 2.0.
eerste

(1) Eerste blad

Indien de order uit meer orderregels bestaat dan is ingesteld in het tabblad Algemeen bij Regel ruimte Enkel blad, dan zal bij het afdrukken van het ordersjabloon als eerste pagina de layout van dit tabblad worden gebruikt.

De volgende mogelijkheden zijn aanwezig:

  • Enkel blad: Hier kan de layout van het sjabloon worden aangemaakt. In de layout kan gebruikt worden gemaakt van diverse opties zoals kleuren, lettertypen, lettergrootten, afbeeldingen, HTML tabellen en tags. Middels het vlaggetje kan de layout in alle talen vertaald worden. De taalkeuze is afhankelijk van autorisatie.
  • Briefhoofd toevoegen: Indien de uiteindelijke afdruk van het sjabloon moet worden voorzien van een kop- en voettekst, dan moet dit worden aangevinkt. Het aanmaken van briefhoofd is beschreven bij Briefpapier.

Tip 1:
Met de tag [AmountToTransport] wordt het totaal van deze pagina weergegeven.
Tip 2:
Met de tags [PageNumber] en [PageCount] kan het paginanummer en het totaal aantal pagina's worden afgedrukt. Bijvoorbeeld Pagina [PageNumber] van [PageCount] wordt dan Pagina 1 van 3.
Tip 3:
Met de tag [Version] kan er een versienummer in het document gezet worden. Wordt een document vandaag voor het eerst gegenereerd, dan krijgt deze versie 1.0. Wordt deze vandaag nogmaals gegenereerd, dan krijg deze versie 1.1. Wordt het document overmorgen nog een keer gegenereerd, dan krijgt deze versie 2.0.

volg

(2) Volg blad

Indien het resterende aantal orderregels van de order niet op het laatste blad passen, dan zal bij het afdrukken van het ordersjabloon als volgpagina de layout van dit tabblad worden gebruikt.

De volgende mogelijkheden zijn aanwezig:

  • Enkel blad: Hier kan de layout van het sjabloon worden aangemaakt. In de layout kan gebruikt worden gemaakt van diverse opties zoals kleuren, lettertypen, lettergrootten, afbeeldingen, HTML tabellen en tags. Middels het vlaggetje kan de layout in alle talen vertaald worden. De taalkeuze is afhankelijk van autorisatie.
  • Briefhoofd toevoegen: Indien de uiteindelijke afdruk van het sjabloon moet worden voorzien van een kop- en voettekst, dan moet dit worden aangevinkt. Het aanmaken van briefhoofd is beschreven bij Briefpapier.

Tip 1:
Met de tag [AmountTransported] wordt het totaal bedrag van de ordregels van de voorgaande pagina weergegeven.
Tip 2:
Met de tag [AmountToTransport] wordt het totaal van de ordregels van de voorgaande pagina's inclusief de huidige pagina weergegeven.
Tip 3:
Met de tags [PageNumber] en [PageCount] kan het paginanummer en het totaal aantal pagina's worden afgedrukt. Bijvoorbeeld Pagina [PageNumber] van [PageCount] wordt dan Pagina 1 van 3.
Tip 4:
Met de tag [Version] kan er een versienummer in het document gezet worden. Wordt een document vandaag voor het eerst gegenereerd, dan krijgt deze versie 1.0. Wordt deze vandaag nogmaals gegenereerd, dan krijg deze versie 1.1. Wordt het document overmorgen nog een keer gegenereerd, dan krijgt deze versie 2.0.

laatste

(3) Laatste blad

Voor het laatste resterende aantal orderregels van de order wordt de layout van dit tabblad gebruikt.

De volgende mogelijkheden zijn aanwezig:

  • Enkel blad: Hier kan de layout van het sjabloon worden aangemaakt. In de layout kan gebruikt worden gemaakt van diverse opties zoals kleuren, lettertypen, lettergrootten, afbeeldingen, HTML tabellen en tags. Middels het vlaggetje kan de layout in alle talen vertaald worden. De taalkeuze is afhankelijk van autorisatie.
  • Briefhoofd toevoegen: Indien de uiteindelijke afdruk van het sjabloon moet worden voorzien van een kop- en voettekst, dan moet dit worden aangevinkt. Het aanmaken van briefhoofd is beschreven bij Briefpapier.

Tip 1:
Met de tag [AmountTransported] wordt het totaal bedrag van de ordregels van de voorgaande pagina weergegeven.
Tip 2:
Met de tag [AmountToTransport] wordt het totaal van de ordregels van de voorgaande pagina's inclusief de huidige pagina weergegeven.
Tip 3:
Met de tags [PageNumber] en [PageCount] kan het paginanummer en het totaal aantal pagina's worden afgedrukt. Bijvoorbeeld Pagina [PageNumber] van [PageCount] wordt dan Pagina 1 van 3.
Tip 4:
Met de tag [Version] kan er een versienummer in het document gezet worden. Wordt een document vandaag voor het eerst gegenereerd, dan krijgt deze versie 1.0. Wordt deze vandaag nogmaals gegenereerd, dan krijg deze versie 1.1. Wordt het document overmorgen nog een keer gegenereerd, dan krijgt deze versie 2.0.

email

E-mail

Voor een standaard e-mail bericht die bijvoorbeeld met een order wordt meegezonden, kan ook een een sjabloon worden aangemaakt. Afhankelijk van de module waarin de e-mail gebruikt wordt kunnen in de layout (regel) tags gebruikt worden.

Op dit tabblad zijn de volgende mogelijkheden beschikbaar:

  • Onderwerp: Dit is het onderwerp dat aan de e-mail wordt meegegeven.
  • E-mail: Hier kan de inhoud van de e-mail worden opgesteld waarbij gebruik kan worden gemaakt van kleuren, lettertypen, lettergrootten, afbeeldingen etc.
  • E-mail (tekst): Hier kan de inhoud van de e-mail worden opgesteld, maar dan zonder de diverse opmaak mogelijkheden.
regel

Regel tags

De opbouw van de sjabloonregels kan heel specifiek worden ingesteld. Deze instellingen bevinden zich achter het tabblad Regel tags bij het sjabloon. Het scherm ziet er als volg uit:

Entiteit regelopbouw

vb. Order regels van een ordersjabloon

Tag
Dit is de naam van de tag zoals deze gebruikt gaat worden in het sjabloon. De tagnaam is vrij te bepalen, maar mag niet hetzelfde zijn als een reeds bestaande tag. Om de tagnaam hoeven geen vierkante haken [] komen te staan. Dit moet wel als de tag in het sjabloon wordt gezet, bv. [OrderLines].

Omschrijving
Dit is de omschrijving van de Tag

Instellingen
Hier kan de weergave van de regels worden ingericht. De volgende opties zijn beschikbaar:

Tabblad 'Algemeen' 
  • Definitietabel: Dit is de tabel waaruit de gegevens moeten worden gehaald
  • Standaard regel hoogte: Indien gebruikt wordt gemaakt van een boven en/of beneden marge per regel, dan kan hier worden ingesteld wat de standaard regel hoogte is zodat de eventuele marge ook als regel wordt meegeteld.
  • Transport bedrag incl. BTW: Indien bv. een factuur uit meerdere pagina's bestaat kan onderaan de pagina een subtotaal worden weergegeven, het transport bedrag. Stel hierin of dit incl. BTW moet zijn.
  • Druk sortering af als kop: Vink dit aan als de waarde van het veld waarop wordt gesorteerd als kop boven de regels moet worden afgedrukt. Wordt er bijvoorbeeld gesorteerd op Datum, dan zal eerst de oudste datum uit de regels worden afgedrukt en vervolgens alle regels met die datum. Daarna wordt de volgende datum uit de regels afgedrukt met de daarbij behorende regels enz.
  • Sortering: Hier kan worden ingesteld hoe de regels gesorteerd moeten worden. Er kan op meerdere velden gesorteerd worden. Met de volgorde 1e, 2e, 3e en 4e kan worden opgegeven in welke volgorde de velden gesorteerd moeten worden. Standaard wordt gesorteerd op volgorde van de ingevoerde regels.
  • Omkeren: Vink dit aan als de sortering omgekeerd moet worden getoond.
  • Groepering: Hier kan worden ingesteld op welke velden de regels gegroepeerd moeten worden. De groepering werkt alleen wanneer de Definitie tabel "Gegroepeerde entiteit regels" is ingesteld. Er kan op meerdere velden gegroepeerd worden. De volgorde van de groepering wordt bepaald door de volgorde van invoer (1e, 2e, 3e, 4e). De velden waarop de groepering betrekking heeft zijn hier te vinden. Afhankelijk van het soort veld dat getoond moeten worden, varieert de waarde van zo'n veld. Zo wordt van het veld [EmployeeName] de werkelijke waarde van dit veld getoond en wordt bij het veld [HoursActual] de som van de waarden weergegeven.

    Hier volgen 2 voorbeelden die betrekking hebben op een groepering van gewerkte uren door medewerkers voor een order:
    Gegeven is:

    Order   Medewerker     Activteit      Datum        Tijd van  Tijd van
    1       Medewerker A   Programmeren   15-01-2010   10:00     18:00
    1       Medewerker B   Programmeren   16-01-2010   09:00     18:00
    2       Medewerker A   Programmeren   16-01-2010   08:00     17:00


    Voorbeeld 1:
    Groepering op Datum
    Velden die getoond moeten worden: Date, TimeFrom, TimeTill en ActivityDescription.

    Resultaat op afdruk:
    15-01-2010     10:00     18:00     Programmeren
    16-01-2010     08:00     18:00     Programmeren


    Voorbeeld 2:
    Groepering op Medewerker
    Velden die getoond moeten worden: EmployeeName, HoursActual

    Resultaat op afdruk:
    Medewerker A     17
    Medewerker B      9

Tabblad 'Sub kop/voettekst'
  • Sub koptekst: Vul hier de koptekst in die boven de regel moet komen te staan.
  • Sub voettekst: Vul hier de voettekst in die onder de regel moet komen te staan. 
Tabblad 'Vormgeving' 
  • Lettertype: Selecteer hier het lettertype voor de Tabel, Tabel kop en/of Tabel voet.
  • Grootte (pt): Stel hier de lettergrootte in voor de Tabel, Tabel kop en/of Tabel voet.
  • Vet: Vink dit aan indien de Tabel kop en/of voet vetgedrukt moet worden.
  • Kleur: Selecteer hier een kleur voor de letters voor de Tabel kop en/of voet. Laat u deze leeg, dan wordt standaard de kleur zwart gebruikt.
  • Achtergrond: Selecteer hier een kleur voor de achtergrond van de Tabel, Tabel kop en/of Tabel voet. Laat u deze leeg, dan wordt er geen achtergrondkleur gebruikt.
  • Kader stijl: Indien om de Tabel, Tabel kop en/of Tabel voet een kader moet komen, selecteer dan hier de kader stijl. Selecteert u voor Tabel een kader stijl, dan komt deze om de hele tabel te staan, dus zowel boven, beneden, links en rechts. Voor de Tabel kop en voet kan afzonderlijk worden ingesteld of er boven, beneden, links en/of rechts een kader moet komen.
  • Breedte: Stel hier de breedte van de kaderrand in.
  • Kleur: Selecteer hier de kleur van de kaderrand. Laat u deze leeg, dan wordt standaard de kleur zwart gebruikt.
  • Marge per regel (px): Stel hier de marge per regels in pixels in. De marge kan worden ingesteld voor boven en beneden de regel.
  • Regel interval: Stel hier de regel interval in.
  • Interval kleur: Selecteer hier de kleur van de regel interval.
Onderdelen
Hier wordt ingesteld welk soort regels mogen worden afgedrukt. Dit geldt alleen voor sjablonen gebaseerd op entiteiten.

Tabblad 'Algemeen'
Hier stelt u in van welke onderdelen de regels getoond moeten worden.
  • Maximaal aantal tekens per regel (uitgebr.omschr): Stel hier het maximaal aantal tekens in die de uitgebreide omschrijving per regel mag omvatten.
  • Minimaal aantal regels op pagina (uitgebr.omschr): Stel hier het minimaal aantal regels in die de uitgebreide omschrijving op de pagina mag omvatten.
  • Onderdeel: Selecteer hier het onderdeel waarvan de regels getoond moeten worden.
  • Uitgebreide product omschrijving: Vink dit aan indien de uitgebreide omschrijving van het product moet worden getoond.
  • Product uitleg: Vink dit aan indien de uitleg van het product moet worden getoond.
  • Uitgebreide omschrijving: Vink dit aan indien de uitgebreide omschrijving van de entiteit regel moet worden getoond.
  • Nulregels onderdrukken: Vink dit aan als regels met 0 waarden niet getoond moeten worden.
Tabblad 'Onderdeel specificaties'
Hier wordt ingesteld welk soort specificatieregels mogen worden afgedrukt. Deze specificatieregels zijn gebaseerd op entiteitregels specificaties.

Tabblad 'Specificaties'
Hier wordt ingesteld welk soort specificatieregels mogen worden afgedrukt. Deze specificatieregels zijn gebaseerd op entiteit specificaties.


Kolommen
Hier wordt ingesteld welke gegevens afgedrukt moeten worden. De volgende opties zijn beschikbaar:
  • Tag: Selecteer hier de tag die bepaalt welk gegeven getoond moet worden op de lay-out.
  • Naam: Dit is de omschrijving van de kolom die bovenaan in de tabel kop komt te staan. (Indien deze niet moet worden getoond, vul dan een spatie in)
  • Breedte (px): Dit is de breedte van de kolom in pixels.
  • Aantal decimalen: Hier wordt ingesteld op hoeveel decimalen een bedrag of aantal moet worden afgerond.
  • 0-decimalen onderdukken: Hier wordt ingesteld dat decimalen niet worden getoond indien alleen nullen achter de komma staan. (1,000 wordt 1)
  • 0 waarde onderdukken: Hier wordt ingesteld dat de waarde niet wordt getoond wanneer deze waarde 0 is.
  • Gelijke waarde onderdukken: Hier wordt ingesteld dat de waarde niet wordt getoond wanneer deze waarde gelijk is aan de voorgaande waarde.
  • Valuta teken: Vink dit aan indien er een valuta teken voor het bedrag moet worden getoond.
  • Verbergen indien leeg: Vink dit aan indien lege waarden niet getoond moeten worden.
  • Optelling weergeven: Vink dit aan als onderaan de regels een optellinge van de kolom moet worden getoond. Bijvoorbeeld: totaal van de kolom Aantal of Bedrag.
  • Beschikbaar voor uitgebreide omschrijving: Vink dit aan indien het veld beschikbaar moet zijn voor de uitgebreide omschrijving.
  • Vervang door uitgebreide omschrijving: Vink dit aan indien de Omschrijving van de regel moet worden vervangen door de Uitgebreide omschrijving. Dit wordt alleen vervangen indien er een uitgebreide omschrijving aanwezig is.
  • Tag inhoud: Hier kan een vaste waarde worden opgegeven die wordt getoond op de lay-out i.p.v. een variabele waarde. Stel er is een kolom Paraaf, dan kan bij Tag inhoud een stippellijn (..........) worden ingegeven zodat onder de kolom Paraaf op elke regel een stippellijn komt te staan die gebruikt kan worden om te paraferen.
  • Vormgeving: Hier kan de weergave per kolom worden ingericht. De volgende instellingen zijn beschikbaar: lettertype, lettergrootte, vet, letterkleur, achtergrondkleur, interval kleur, kaderstijl, kaderdikte en kaderkleur.
documenten

Document bijlagen

In het tabblad "Document bijlagen" kunt u documenten als bijlagen toevoegen die u graag gekoppeld wilt hebben aan het sjabloon. Bijvoorbeeld een document met Algemene voorwaarden bij een offerte sjabloon.

U kunt hierbij ook aangeven hoe de bijlage gekoppeld dient te worden: toevoegen aan het document (er ontstaat 1 groot pdf), toevoegen aan het afdruk-document (bijlagen worden enkel bij het afdrukken toegevoegd), als e-mail bijlage, als document-bijlage (de bijlagen worden als los pdf toegevoegd), of toevoegen onder specifieke voorwaarden.

Bij het toevoegen van het document wordt de Document manager vanuit het sjabloon geopend.