Document Manager - Zoeken

Via de optie Zoeken kunt u met verschillende selectiemogelijkheden zoeken in het documentenarchief.

 Document zoeken

Zoekmogelijkheden

  • Gescand: Selectie van documenten op de datum dat ze in het systeem ingevoerd zijn (automatisch of via een scan).
  • Datum: Selectie van documenten op de datum van het document zelf.
  • Type: Selectie op documenten van één bepaald type.
  • Zoeken: Hiermee kunt u zoeken op het kenmerk van een document, maar ook in de tekst van een document. Voorwaarde hierbij is dat de tekst via OCR (automatische herkenning) is herkend.
  • Groepen: Selectie op documenten die toegekend zijn aan één of meerdere groepen. Het is mogelijk om hier te zoeken op meerdere groepen door de gewenste groepen aan te klikken en tegelijkertijd de Ctrl-toets ingedrukt te houden. Om een geselecteerde groep uit de selectie te halen klikt u op de groep terwijl u de Ctrl-toets ingedrukt houdt.
  • Géén zoekselectie: Indien u geen zoekselectie opgeeft wordt naar alle 'nog niet toegekende' documenten gezocht.

Knoppen

  • Nieuw: Hiermee is het mogelijk om een opgeslagen document, bijvoorbeeld een digitale factuur, vanaf uw computer te uploaden naar het documentsysteem. U kunt verschillende bestandsformaten uploaden. Het beste is om uw document in .PDF formaat te uploaden. Het document wordt dan direct zichtbaar op het scherm. Het is ook mogelijk om bijvoorbeeld Word- en Exceldocumenten te uploaden. Deze documenten worden opgeslagen, maar om ze te openen moeten wel de benodigde programma's op uw computer geïnstalleerd zijn. Het uploaden werkt als volgt:
    • Klik op de knop Nieuw
    • Bij Browse... kunt u op uw computer zoeken naar het opgeslagen document dat u naar Intelly wilt uploaden.
    • Bij Kenmerk geeft u het document een naam/referentie.
    • Bij Datum vult u de datum in die bij het document hoort
    • Bij Type geeft u aan wat voor type het document is.
    • Bij Niveau selecteert u het security level dat een gebruiker minimaal moet hebben om het document te mogen zien.
    • Bij Omschrijving kunt u een uitgebreidere omschrijving/opmerking geven bij het document.
    Klik tenslotte op OK om het document te uploaden naar Intelly.
  • Zoeken: Hiermee wordt de zoekactie gestart. Als de zoekactie één resultaat oplevert, dan wordt deze meteen geopend onder de optie Bewerken. Levert de zoekactie geen of meer dan één resultaat op, dan wordt het resultaat getoond onder de optie Selectie. Om een document te te zien klikt u één keer op het gewenste document in de resultatenlijst. Om het document te kunnen bewerken dubbelklikt u op het gewenste document.