Automatisering mutaties - (Eind)balansen

Stamgegevens > Financieel > Automatisering mutaties > (Eind)balansen


Met deze mutatie is het mogelijk om een eindbalans in te voeren vanuit een oude administratie. Het is tevens mogelijk om de eindwaarden van de winst- & verliesrekeningen in te voeren voor vergelijkende cijfers.

Als er subadministraties zijn ingevoerd, zoals bijvoorbeeld subadministratie debiteuren, geeft deze functie u de mogelijkheid om eventuele verschillen te analyseren.

Via het pad Stamgegevens > financieel > Automatisering mutaties > (Eind)balansen krijgt u het volgende menu. Hier kunt u kiezen uit alle administraties die er voor uw bedrijf zijn aangemaakt.
Door op het -icoon te klikken kunt u kijken of er een balans is ingegeven. Als er geen balans is ingegeven in de administratie, dan krijgt u het volgende te zien:

Via het -icoon kunt u een nieuwe balansmutatie aanmaken, en daarvoor mag u het volgende scherm invullen.
Administratie: Hier staat het bedrijf waarvoor deze mutatie is ingegeven.
Eindbalans ID: Hier wordt door het systeem automatisch een uniek nummer voor deze mutatie toegekend.
Datum: Hier kunt u de dtaum wijzigen in de datum van de in te voeren balans.
Omschrijving: Hier kunt u een duidelijke korte omschrijving voor deze mutatie invullen.
Dagboek: Hier kunt u een keuze maken uit de dagboeken door middel van de dropdown. Als het gewenste dagboek er niet in staat, kijkt u dan bij Dagboeken hoe u een nieuw dagboek kunt aanmaken.
Restant rekening (balans): Hier kunt u een keuze maken middels de dropdown waar het restant van de balansrekeningen moet worden geboekt.
Restant rekening (winst & verlies): Hier kunt u een keuze maken middels de dropdown waar het restant van de winst- & verliesrekeningen moet worden geboekt.
Beginbalans: Als deze is aangevinkt, dan wordt deze balans in de beginbalans verwerkt.
Boekstuknummer: Als deze mutatie is verwerkt, komt hier het boekstuknummer te staan.
Uitgeschakeld: Als u deze optie heeft aangevinkt, wordt de optie niet meegenomen.

Als u op 'OK' klikt worden de gegevens opgeslagen.
Als u op 'Terug' klikt gaat u terug naar het menu zonder de gegevens te wijzigen.

Na invullen van de gegevens, en u bent teruggegaan naar het menu, krijgt u het volgende menu.
Heeft u in het eerste menu op het -icoon geklikt en er is reeds een balans ingegeven in de administratie, dan krijgt u ook het volgende te zien:
Door op het -icoon te klikken kunt u de balans weer openen om in te zien of te wijzigen. Hieronder ziet u een kort voorbeeld:
Achter het -icoontje kunt u door middel van de dropdown een grootboekrekening selecteren waarvan u het saldo wilt ingeven. Vervolgens kunt u onder 'Bedrag debet' of 'Bedrag credit' de waarde invullen. Door op 'OK' te klikken wordt de mutatie hier toegevoegd voor deze grootboekrekening. Elke grootboekrekening kan maar één keer worden toegevoegd aan de balansmutatie.

Grootboekrekeningen die aan een subadministratie zijn gekoppeld, zoals bijvoorbeeld debiteuren of crediteuren, mogen niet worden gebruikt. Hiervoor kunt u het beste een tussenrekening gebruiken.
Tip: Maak hiervoor een grootboekrekening aan, bijvoorbeeld 'Crediteuren zonder subadministratie', en zet deze in dezelfde groep als de grootboekrekening 'Crediteuren'.

Ook grootboekrekeningen voor Kas, Bank en Giro kunt u het beste laten lopen via een tussenrekening, anders gaan de saldi in de dagboeken verschillen met het saldo op de grootboekrekening.
Deze functie is niet bedoeld om het saldo van de dagboeken Kas, Bank en Giro aan te passen. Als u de saldo's in deze dagboeken wilt aanpassen, zult u een boeking in deze dagboeken moeten maken.

Klik op Grootboeken als u wilt weten hoe u een grootboekrekening kunt aanmaken.

De ingebrachte balans wordt in de werkbalans zichtbaar na de eerstvolgende verwerking door het systeem. Dit is meestal gedurende de nacht.