Globale Relaties

Een globale relatie is een overkoepelende relatie die niet alleen voor uw klantomgeving geldt, maar voor de gehele database van Intelly.

Bij het aanmaken van een documentherkenning voor een bepaalde relatie, wordt meestal meteen ook een globale relatie aangemaakt. Deze globale relatie kan binnen alle klantomgevingen van Intelly gebruikt worden.
Als u een document scant dat vervolgens automatisch herkend wordt, herkent Intelly vervolgens ook de globale relatie.
U kunt dan deze globale relatie koppelen aan een bestaande - door u reeds aangemaakte - relatie. Mocht deze nog niet bestaan, kunt u aan de hand van de globale relatie een nieuwe relatie aanmaken en bespaart u hiermee handmatige invoer.

Hoe u in aanraking komt met Globale Relaties, en wat u er zelf mee kunt doen, is hieronder beschreven:

Documenten
Via het opvragen van documenten (vanuit de diverse punten binnen Intelly) kunt u in aanraking komen met een nog niet gekoppelde globale relatie.
Staat er linksonder in de document-taakbalk in plaats van het -icoontje een -icoontje, is uw document automatisch herkend door Intelly en is er een niet gekoppelde globale relatie. Vervolgens kunt u klikken op dit gele mapje.

Als bij de betreffende documentherkenning tevens een globale relatie is aangemaakt, ziet u links bij uw document staan dat deze globale relatie door Intelly is gevonden:
 
Vervolgens kunt u weer klikken op de tekst [Globale relatie gevonden].
Er verschijnt een scherm in beeld met alle gegevens van de relatie waar het betreffende document van afkomstig is.
Onder de relatiegegevens, geeft Intelly u de volgende keuzemogelijkheden:
 
1. Hier kunt u een bestaande relatie zoeken die reeds in Intelly is aangemaakt. Als die gevonden is, klikt u op 'Koppelen.' De globale relatie wordt dan aan uw bestaande relatie gekoppeld. Binnen het tabblad Documentstroom Inkoop van de relatie, zal de globale relatie ingevuld worden.

2. Als u op de button 'Nieuw relatie' klikt, zal er een nieuwe relatie aangemaakt worden met de adresgegevens zoals die in de globale relatie staan vermeld. Tevens wordt in het tabblad Documentstroom Inkoop van de relatie de globale relatie gevuld.
Deze functie heeft als voordeel dat u met 1 druk op de knop meteen een nieuwe relatie heeft aangemaakt, die voor alle onderdelen van Intelly kan worden gebruikt. Alle adresgegevens etc. worden overgenomen uit de globale relatie en hoeft u zelf niet meer in te vullen.

Heeft u de globale relatie vervolgens gekoppeld, ziet het linkergedeelte van uw document-bewerkingsscherm er als volgt uit:
 
Als u vervolgens klikt op het -icoontje, kunt u de overgenomen gegevens controleren en nog diverse aanvullingen maken, mocht dit wenselijk zijn.
Gaat u vervolgens kijken in het tabblad Documentstroom Inkoop, ziet u dat de globale relatie (automatisch) is ingevuld.

ToDo
Via uw ToDo-lijst 'inboeken inkoopfactuur' kunt u ook in aanraking komen met een nog niet gekoppelde globale relatie.
 
U kunt hier op de tekst [Globale relatie gevonden] klikken en net als hierboven een bestaande relatie koppelen of een nieuwe relatie aanmaken op basis van de gegevens van de globale relatie.

Relatie
Het is uiteraard ook mogelijk om binnen de relatie in tabblad Documentstroom Inkoop de globale relatie te zoeken.