Intelly Business Enterprise - Inkoop behoefte

De basis van een proces is de offerte, behoefte, vraag of wens, waardoor het proces wel of niet in gang wordt gezet. Afhankelijk van de inrichting worden een aantal fases doorlopen, waardoor de offerte wordt beschreven, aangepast en beoordeeld.
 

Aanvraag: De door een relatie aangevraagde offerte is aangemaakt.
Registratie:
Acceptatie:
Verstuurd: de offerte is naar de relatie verstuurd en wacht op bevestiging / reactie.
Terugkoppeling: de relatie heeft gereageerd op de offerte.
Order: de offerte is omgezet naar een order.
Geannuleerd: de offerte is geannuleerd door de relatie.
Afgewezen: de offerte is door u afgewezen.

Maak een keuze uit een van de onderstaande onderwerpen:
 

• Aanmaken inkoop behoefte
• Bewerken inkoop behoefte
• Order aanmaken via een behoefte

Inkoop behoefte - Aanmaken inkoop behoefte

Als u op het -icoon klikt, kunt u een nieuwe behoefte/offerte aanmaken. U krijgt dan het volgende op uw scherm:

Werkmaatschappij: Hier staat de naam van de werkmaatschappij waarbinnen de behoefte wordt aangemaakt.
Proces: Hier staat het proces waarbinnen de behoefte wordt aangemaakt.
Relatie: Hier vult u de relatie in, of maakt u een keuze via het -icoon. U klikt op relatie voor meer informatie over relaties.
Datum: Standaard staat hier de datum van vandaag, maar deze kunt u wijzigen door een andere datum in te vullen of via het -icoon een andere te selecteren.
Fase: Met behulp van de dropdown kunt u de fase selecteren waarbinnen de behoefte binnenkomt. Zeker als de behoefte door verschillende medewerkers moet worden bekeken en beoordeeld worden, kunt u hier het beste aanvraag kiezen.

Als u vervolgens op de knop 'OK' klikt wordt er een lege behoefte aangemaakt die u kunt bewerken. U klikt op behoefte bewerken als u naar de beschrijving wilt gaan hoe u een behoefte kunt bewerken.

Inkoop behoefte - Bewerken inkoop behoefte

Als u op het -icoon klikt, kunt u een bestaande behoefte openen/bewerken.
U krijgt een overzicht met een aantal standaard blokken op uw scherm, en een aantal blokken die specifiek voor een proces zijn. 
 

•    Hiermee kan de behoefte worden verwijderd als deze bijvoorbeeld fout is aangemaakt.
•  Hiermee kan de behoefte geanulleerd worden als deze bijvoorbeeld niet doorgaat.
•  Hiermee kan de behoefte gearchiveerd worden als deze is afgewikkeld. De behoefte is dan niet meer zichtbaar bij de actuele inkoop behoeftes.
•  Hier kunt u een notitie toevoegen aan deze behoefte.

Aan de linkerkant ziet u het relatieblok: 

Werkmaatschappij: De naam van de werkmaatschappij waarbinnen de behoefte is aangemaakt.
Proces: Het proces waarbinnen de behoefte is aangemaakt.
Relatie: De naam van de relatie.
Datum: De datum wanneer de behoefte is aangemaakt.
Interne referentie: Deze kunt u hier wijzigen.
Fase: Hier staat de fase waarbinnen de inkoop behoefte staat, met behulp van de dropdown kunt u de fase selecteren om de offerte naar een andere fase te zetten. 

Onderaan ziet u het entiteitenblok:
Van links naar rechtts staan hier de volgende gegevens:
Type: Voor welke entiteit, zoals offerte, order, levering of factuur, zijn de gegevens in deze regel.
Datum: De datum wanneer deze entiteit is aangemaakt.
Stap: Dit is het nummer van de fase, zoals binnen deze entiteit is ingesteld. De eerste stap begint bij 0 en er kunnen meerdere stappen binnen de entiteit zitten.
Fase: Hier staat de fase waarbinnen de entiteit staat. Dit is de omschrijving van het nummer van de stap.
Interne/Externe referentie: Hier staan de referenties, zoals voor de type zijn ingegeven.

Aan de rechterkant kunnen proces specifieke onderdelen staan. Dit is een voorbeeld:

Geheel afhankelijk van de inrichting kunnen hier een of meerdere blokken staan. Dit kan een verkorte tabel zijn die gegevens totaliseert, die in de tabbladen staan. Of het kan een gedeelte zijn, waarin extra gegevens staan of kunnen worden ingebracht, voor de inkoop behoefte of van de relatie.

In verschillende fasen kunnen onderaan het overzicht knoppen staan, om gegevens af te drukken, op te slaan, door te zetten naar een volgende entiteit of financiëel te verwerken in IFIN.

Inkoop behoefte - Order aanmaken via een behoefte

Als u een behoefte heeft aangemaakt, en die is accoord bevonden, dan kunt u die gebruiken om de order aan te maken met alle gegevens die in de behoefte staan. Dit kunt u doen, door in de fase 'order' de knop 'naar order' te klikken. Het systeem genereert dan de order met alle gegevens die in de behoefte zijn ingevoerd.

Naast het overzicht heeft de offerte ook een aantal tabbladen, waarin verder de gegevens voor de behoefte moeten worden ingevuld. Afhankelijk van het proces kunnen dat verschillende soorten tabbladen zijn.