Intelly Business Enterprise - Order inkoop
Dit onderdeel van een proces is de inkoop order, bestelling of opdracht, waarvoor het proces in gang is gezet. Afhankelijk van de inrichting worden een aantal fasen doorlopen, waardoor de order wordt beschreven en voorbereid.
Aangemaakt: alles wat nog in wording is en nog niet gereed is om een orderbevestiging voor af te drukken.
Geplaatst:
Bevestigd:
Uitlevering: de goederen zijn binnen aan het komen of er zijn gereserveerde goederen klaargezet. De order is nog niet helemaal gereed.
Ontvangen:
Gereed: de order is in zijn volledigheid gereed. Dus geen naleveringen of andere zaken hoeven meer te gebeuren.
Afgewezen: de order is door u afgewezen (doordat bijv. iets niet meer te leveren was).
Geannuleerd: de order is geannuleerd door de relatie.
Maak een keuze uit een van de onderstaande onderwerpen:
Order inkoop - Aanmaken order inkoop
U kunt op twee manieren een nieuwe order aanmaken. Dit kan via een behoefte of rechtstreeks via een order. Het is afhankelijk van uw werkwijze binnen uw onderneming, of u de ene of de andere of beide toestaat om te gebruiken.
Via een behoefte :
Als u een behoefte heeft aangemaakt en die is akkoord bevonden, dan kunt u die gebruiken om de order aan te maken met alle gegevens die in de behoefte staan. U klikt op behoefte naar order om naar de beschrijving te gaan waar staat hoe u een behoefte door kan zetten naar een order.
Let op: Als u binnen uw onderneming heeft afgesproken dat er altijd een behoefte moet worden gemaakt, voordat u een order kunt aanmaken, dan kunt u geen gebruik maken van de mogelijkheid een order rechtstreeks aan te maken.
Via een order:
Als u op het -icoon klikt, kunt u een nieuwe order aanmaken. U krijgt dan het volgende op uw scherm:
Werkmaatschappij: Hier staat de naam van de werkmaatschappij waarbinnen deorder wordt aangemaakt.
Proces: Hier staat het proces waarbinnen de order wordt aangemaakt.
Relatie: Hier vult u de relatie in, of maakt u een keuze via het -icoon. U klikt op relatie voor meer informatie over relaties.
Datum: Standaard staat hier de datum van vandaag, maar u kunt deze wijzigen door een andere datum in te vullen of via het -icoon een andere te selecteren.
Fase: Met behulp van de dropdown kunt u de fase selecteren waarbinnen de order binnenkomt. Zeker als de order door verschillende medewerkers moet worden bekeken en worden beoordeeld, kunt u hier het beste aangemaakt kiezen.
Als u vervolgens op de knop 'OK' klikt wordt er een lege order aangemaakt die u kunt bewerken. U klikt op order bewerken als u naar de beschrijving wilt gaan hoe u een order kunt bewerken.
Order inkoop - Bewerken Order inkoop
Als u op het -icoon klikt, kunt u een bestaande inkooporder bewerken.
U krijgt een overzicht met een aantal standaard blokken op uw scherm, en een aantal blokken die specifiek voor een proces zijn.
Let op: Als u binnen uw onderneming heeft afgesproken dat er altijd een offerte moet worden gemaakt, voordat er een order kan worden aangepast, maak dan geen gebruik van de mogelijkheid de order rechtstreeks te bewerken.
Aan de linkerkant ziet u het relatieblok:
Werkmaatschappij: De naam van de werkmaatschappij waarbinnen de order is aangemaakt.
Proces: Het proces waarbinnen de order is aangemaakt.
Relatie: De naam van de relatie.
Datum: De datum wanneer de order is aangemaakt.
Interne referentie: Deze wordt gevuld door een uniek nummer..
Externe referentie: Deze kunt u zelf hier invullen.
Fase: Hier staat de fase waarbinnen de order staat, met behulp van de dropdown kunt u de fase selecteren om de order naar een andere fase te zetten.
Onderaan ziet u het entiteitenblok:
Van links naar rechtts staan hier de volgende gegevens:
Type: Voor welke entiteit, zoals offerte, order, levering of factuur, de gegevens zijn in deze regel.
Datum: De datum wanneer deze entiteit is aangemaakt.
Stap: Dit is het nummer van de fase, zoals binnen deze entiteit is ingesteld. De eerste stap begint bij 0 en er kunnen meerdere stappen binnen de entiteit zitten.
Fase: Hier staat de fase waarbinnen de entiteit staat. Dit is de omschrijving van het nummer van de stap.
Interne/Externe referentie: Hier staan de referenties, zoals voor de type zijn ingegeven.
Aan de rechterkant kunnen proces specifieke onderdelen staan. Dit is een voorbeeld:
Geheel afhankelijk van de inrichting kunnen hier een of meerdere blokken staan. Dit kan een verkort tabel zijn die gegevens totaliseerd, die in de tabbladen staan. Of het kan een gedeelte zijn, waarin extra gegevens staan of kunnen worden ingebracht, voor de order of van de relatie.
In verschillende fases kunnen onderaan het overzicht knoppen staan, om gegevens af te drukken, op te slaan, door te zetten naar een volgende entiteit of financiëel te verwerken in IFIN.
via
Order inkoop - Levering aanmaken via een order
Als u een order heeft aangemaakt, en die is accoord bevonden, dan kunt u die gebruiken om de levering aan te maken met alle gegevens die in de order staan. Dit kunt u doen, door in de fase 'Gereed' de knop aanmaken levering te klikken. Het systeem genereert dan de levering met alle gegevens die in de order zijn ingegeven.
Naast het overzicht heeft de order ook een aantal tabbladen, waarin verder gegevens voor de order moeten worden ingevuld. Afhankelijk van het proces kunnen dat verschillende soorten tabbladen zijn.