Intelly Business Enterprise - Ontvangst inkoop

Dit onderdeel van een proces is de  ontvangst, (inkooplevering), productie of actie, waarvoor het proces in gang is gezet. Afhankelijk van de inrichting worden een aantal fasen doorlopen, waardoor de ontvangst wordt uitgevoerd en geregistreerd.
 

Onderweg: De ontvangst kan worden afgehandeld.
Gelost: De ontvangst is binnengekomen.
Gecontroleerd: De ontvangst is compleet.
Geplaatst: De ontvangst is gereed. De producten staan in het magazijn.
Facturering: De ontvangst is gereed en de inkoopfactuur kan worden verwerkt.
Geannuleerd: De ontvangst is door de gebruiker geannuleerd.

Maak een keuze uit een van de onderstaande onderwerpen:
 


aanmaken

Ontvangst inkoop - Aanmaken ontvangst

U kunt op twee manieren een nieuwe ontvangst aanmaken. Dit kunt u doen via een order of rechtstreeks via een ontvangst. Het is afhankelijk van uw werkwijze binnen uw onderneming, of u de ene of de andere of beiden toestaat om te gebruiken.

Via een order:

Als u een order heeft aangemaakt en die is akkoord bevonden, dan kunt u die gebruiken om de ontvangst aan te maken met alle gegevens die in de order staan. Klik op order doorzetten naar ontvangst om naar de beschrijving te gaan waar staat hoe u een order door kan zetten naar een ontvangst. Als de fase op ' Geplaatst' staat, kunt u de inkoopfactuur bij het boeken gekoppeld worden aan deze ontvangstbon.
 

Intelly/red_exclamationmark.gi Let op: Als u binnen uw onderneming heeft afgesproken dat er altijd een order moet worden gemaakt, voordat u een ontvangst kunt aanmaken, maak dan geen gebruik van de mogelijkheid de ontvangst rechtstreeks aan te maken.



Via een ontvangst:
 
Als u op het Intelly/algemeen/Nieuw_item.gi-icoon klikt, kunt u een nieuwe ontvangst aanmaken. U krijgt dan het volgende op uw scherm:

 

Werkmaatschappij: Hier staat de naam van de werkmaatschappij waarbinnen de ontvangst wordt aangemaakt.
Proces: Hier staat het proces waarbinnen de ontvangst wordt aangemaakt.
Relatie: Vul hier de relatie in, of maak een keuze via het Intelly/algemeen/zoeken.gif-icoon. Klik op relatie voor meer informatie over relaties.
Datum: Standaard staat hier de datum van vandaag, maar deze kunt u wijzigen door een andere datum in te vullen of via het Intelly/algemeen/Kalender.gif-icoon een andere te selecteren.
Fase: Met behulp van de dropdown kunt u de fase selecteren waarbinnen de ontvangst binnenkomt. Zeker als de ontvangst door verschillende medewerkers moet worden bekeken en worden beoordeeld, kunt u hier het beste de eerste mogelijkheid kiezen.

Als u vervolgens op de knop 'OK' klikt wordt er een lege ontvangst aangemaakt die u kunt bewerken. Klik op ontvangst bewerken als u naar de beschrijving wilt gaan hoe u een ontvangst kunt bewerken.


bewerken

Ontvangst inkoop - Bewerken ontvangst

Als u op het Intelly\edit.gif-icoon klikt, kunt u een bestaande ontvangst bewerken.
U krijgt een overzicht met een aantal standaard blokken op uw scherm, en een aantal blokken die specifiek voor een proces zijn. Bovenaan het overzicht ziet u het volgende:

Intelly/red_exclamationmark.giLet op: Als u binnen uw onderneming heeft afgesproken dat er altijd een order moet worden gemaakt, voordat er een ontvangst kan worden aangepast, maak dan geen gebruik van de mogelijkheid de ontvangst rechtstreeks te bewerken.

Aan de linkerkant ziet u het relatieblok:
Werkmaatschappij: De naam van de werkmaatschappij waarbinnen de ontvangst is aangemaakt.
Proces: Het proces waarbinnen de ontvangst is aangemaakt.
Relatie: De naam van de relatie.
Datum: De datum wanneer de ontvangst is aangemaakt.
Interne referentie: Deze kunt u hier wijzigen.
Externe referentie: Hier kunt u een exteren referentie invullen of deze is al gevuld vanuit een eerdere fase.
Fase: Hier staat de fase waarbinnen de ontvangst staat, met behulp van de dropdown kunt u de fase selecteren om de ontvangst naar een andere fase te zetten. 

Onderaan ziet u het entiteitenblok:

Van links naar rechtts staan hier de volgende gegevens:
Type: Voor welke entiteit, zoals offerte, order, levering of factuur, de gegevens zijn in deze regel.
Datum: De datum wanneer deze entiteit is aangemaakt.
Stap: Dit is het nummer van de fase, zoals binnen deze entiteit is ingesteld. De eerste stap begint bij 0 en er kunnen meerdere stappen binnen de entiteit zitten.
Fase: Hier staat de fase waarbinnen de entiteit staat. Dit is de omschrijving van het nummer van de stap.
Interne/Externe referentie: Hier staan de referenties, zoals voor de type zijn ingegeven.

Aan de rechterkant kunnen proces specifieke onderdelen staan. Dit is een voorbeeld:
Geheel afhankelijk van de inrichting kunnen hier een of meerdere blokken staan. Dit kan een verkorte tabel zijn die gegevens totaliseert, die in de tabbladen staan. Of het kan een gedeelte zijn, waarin extra gegevens staan of kunnen worden ingebracht, voor de ontvangst of van de relatie.

Als de fase van de ontvangst op 'geplaatst' staat ( zie voorbeeld hierboven) kunt u tijdens het boeken van de inkoopfactuur de ontvangst koppelen aan de inkoopfactuur.