Intelly Business Enterprise - Factuur inkoop
Dit onderdeel van een proces is de financiële afhandeling van het proces. Afhankelijk van de inrichting worden een aantal fasen doorlopen, waardoor de factuur financiëel verwerkt wordt.
Registratie: De ontvangst is compleet binnen en de factuur kan worden geboekt
Aanmaken inkoopfacturen: De boeking is gemaakt maar nog niet verwerkt.
Eerste akkoord: Iemand moet de boeking van de factuur akkoordverklaren.
Tweede akkoord: Nog een ander persoon moet de boeking van de factuur akkoordverklaren.
Akkoord directie: Nog een derde persoon moet de boeking van de factuur akkoordverklaren.
Naar financieel: De factuur is financieel verwerkt.
Betaald: De inkoopfactuur is betaald.
Afgewezen: De factuur is door de gebruiker afgewezen.
Maak een keuze uit een van de onderstaande onderwerpen:
Factuur inkoop - Aanmaken Factuur inkoop
U kunt op twee manieren een nieuwe factuur boeken. Indien er geen orders aan ten grondslag liggen dat kunt u de factuur gewoon boeken.
Als voor de betreffende leverancier bij 'Ontvangst' wel orders 'geplaatst' zijn, dan wordt er een scherm getoond waarbij u kunt kiezen voor het koppelen van een order.
Via een factuur:
Als u op het -icoon klikt, kunt u een nieuwe factuur aanmaken. U krijgt dan het volgende op uw scherm:
Werkmaatschappij: Hier staat de naam van de werkmaatschappij waarbinnen de factuur wordt aangemaakt.
Proces: Hier staat het proces waarbinnen de factuur wordt aangemaakt.
Relatie: Vul hier de relatie in, of maak een keuze via het -icoon. Klik op relatie voor meer informatie over relaties.
Datum: Standaard staat hier de datum van vandaag, maar deze kunt u wijzigen door een andere datum in te vullen of via het -icoon een andere te selecteren.
Fase: Met behulp van de dropdown kunt u de fase selecteren waarbinnen de factuur binnenkomt. Zeker als de factuur door verschillende medewerkers moet worden bekeken en worden beoordeeld, kunt u hier het beste aangemaakt kiezen.
Als u vervolgens op de knop 'OK' klikt wordt er een lege factuur aangemaakt die u kunt bewerken. Klik op factuur bewerken als u naar de beschrijving wilt gaan hoe u een factuur kunt bewerken.
Factuur inkoop - Bewerken Factuur inkoop
Als u op het -icoon klikt, kunt u een bestaande factuur bewerken.
U krijgt een overzicht met een aantal standaard blokken op uw scherm, en een aantal blokken die specifiek voor een proces zijn. Bovenaan het overzicht ziet u het volgende:
Aan de linkerkant ziet u het relatieblok:
Werkmaatschappij: De naam van de werkmaatschappij waarbinnen de factuur is aangemaakt.
Prces: Het proces waarbinnen de factuur is aangemaakt.
Relatie: De naam van de relatie.
Datum: De datum wanneer de factuur is aangemaakt.
Interne referentie: Dit is de referentie die bij de order/levering is meegeven, maar dit kan ook de referentie zijn die door IFIN is teruggekoppeld. Dit is afhankelijk van de inrichting van het proces.
Externe referentie: Hier kunt u een referentie zel finvullen of deze is al ingevuld vanuit de order en levering.
Fase: Hier staat de fase waarbinnen de factuur staat, met behulp van de dropdown kunt u de fase selecteren om de factuur naar een andere fase te zetten.
Onderaan ziet u het entiteitenblok:
Van links naar rechtts staan hier de volgende gegevens:
Type: Voor welke entiteit, zoals offerte, order, levering of factuur, de gegevens zijn in deze regel.
Datum: De datum wanneer deze entiteit is aangemaakt.
Stap: Dit is het nummer van de fase, zoals binnen deze entiteit is ingesteld. De eerste stap begint bij 0 en er kunnen meerdere stappen binnen de entiteit zitten.
Fase: Hier staat de fase waarbinnen de entiteit staat. Dit is de omschrijving van het nummer van de stap.
Interne/Externe referentie: Hier staan de referenties, zoals voor de type zijn ingegeven.
Aan de rechterkant kunnen proces specifieke onderdelen staan.
Geheel afhankelijk van de inrichting kunnen hier een of meerdere blokken staan. Dit kan een verkort tabel zijn die gegevens totaliseerd, die in de tabbladen staan. Of het kan een gedeelte zijn, waarin extra gegevens staan of kunnen worden ingebracht, voor de factuur of van de relatie.
In verschillende fases kunnen onderaan het overzicht knoppen staan, om gegevens af te drukken, op te slaan of financiëel te verwerken in IFIN.