Veelgestelde vragen (FAQ) - Documentsysteem

Hoe kan ik losse pagina's samenvoegen tot één document?

Hoe kan ik losse pagina's samenvoegen tot één document?

Klik op samenvoegen documenten voor de beschrijving in de handleiding.
 

Hoe kan ik een document splitsen?

Hoe kan ik een document splitsen?

Bij het boeken in de ToDo-lijst kan ik een bestaande factuursoort niet selecteren, terwijl deze wel aan is gemaakt.

Bij het boeken in de ToDo-lijst kan ik een bestaande factuursoort niet selecteren, terwijl deze wel aan is gemaakt.

Er is bij de factuursoort niet opgegeven voor welke werkmaatschappij deze gebruikt mag worden.
1) Ga naar stamgegevens > Logistiek > Logistic Control Center
2) Ga in de bovenste balk naar de betreffende werkmaatschappij
3) Bij het kopje instellingen gaat u naar de optie factuursoorten
4) Vink de betreffende factuursoort aan.

 

Bij het boeken van een inkoopfactuur in mijn ToDo-lijst, wil ik deze op een entiteit (bijv. order) boeken, zodat bij de entiteit (order) inzichtelijk is wat de directe inkoopkosten zijn geweest.

Bij het boeken van een inkoopfactuur in mijn ToDo-lijst, wil ik deze op een entiteit (bijv. order) boeken, zodat bij de entiteit (order) inzichtelijk is wat de directe inkoopkosten zijn geweest.

Instelling 1)
Bij de factuursoort dienen de volgende opties aangezet te worden. 
 

Instelling 2) 
In het Logistic Control Center bij proces: Inkoop en de optie: Onderdelen dient u onder de documentstroom bij Factuursoort de geactiveerde factuursoorten te selecteren. Direct ernaast verschijnt nu een voorbeeld van het invoerveld tijdens het boeken.

Instelling 3)
In het Logistic Control Center bij proces: Inkoop en de optie: Financieel dient de verwerkingsmethode ingevuld te zijn.

Instelling 4)
Bij het document type dient in het tabblad: Logistiek als Proces type: Inkoop te staan en per werkmaatschappij.
 

Bij het boeken van een inkoopfactuur in mijn ToDo-lijst, wil ik deze op productniveau boeken, zodat mijn voorraden bijgewerkt worden.

Bij het boeken van een inkoopfactuur in mijn ToDo-lijst, wil ik deze op productniveau boeken, zodat mijn voorraden bijgewerkt worden.

Je dient hiervoor de goederenstroom te volgen:
- inkooporders aanmaken van de goederen die besteld worden.
- de leveringen binnen boeken
- de inkoopfactuur koppelen aan de levering
 

Instelling 1) Bij de factuursoort dienen de volgende opties aangezet te worden. 
 

Instelling 2) 
In het Logistic Control Center bij proces: Inkoop en de optie: Onderdelen dient u onder de documentstroom bij Product de geactiveerde factuursoorten te selecteren. Direct ernaast verschijnt nu een voorbeeld van het invoerveld tijdens het boeken.

Instelling 3)
In het Logistic Control Center bij proces: Inkoop en de optie: Financieel dient de verwerkingsmethode ingevuld te zijn.

Instelling 4)
Bij het document type dient in het tabblad: Logistiek als Proces type: Inkoop te staan en per werkmaatschappij.  

Aan factuursoort ... is geen grootboek gekoppeld

Aan factuursoort ... is geen grootboek gekoppeld

Bij het 'doorboeken naar financieel' krijg ik de volgende foutmelding:

Oplossing:

De melding geeft al aan dat de gebruikte (logistieke) factuursoort niet gekoppeld is met een (financiele) grootboekrekening. 

Ga naar: Stamgegevens > Financieel > Administratie > tabblad Logistieke koppelingen > factuursoorten en geef voor de betreffende factuursoort de bijbehorende grootboekrekening op. Klik op factuursoorten voor de beschrijving binnen de handleiding.

Financiële BTW code verkoop niet gekoppeld ...

Financiële BTW code verkoop niet gekoppeld ...

Bij het 'doorboeken naar financieel' krijg ik de volgende foutmelding:
 

Oplossing:

De melding geeft al aan dat de gebruikte logistieke code niet gekoppeld is met het land aan een financiele BTW code. 

Ga naar: Stamgegevens > Financieel > Administratie > tabblad Logistieke koppelingen > BTW codes en geef voor de betreffende code het land op met de bijgehorende financiele BTW codes. Klik op BTW codes voor de beschrijving binnen de handleiding.

Fout tijdens reserveren factuurnummer...

Fout tijdens reserveren factuurnummer...

Bij het 'doorboeken naar financieel' krijg ik de volgende foutmelding:
 

Oplossing:

De melding geeft al aan dat het niet mogelijk is om een factuurnummer te kunnen bepalen. In dit geval gaat het om de factuurnummerreeks van dagboek 60 voor het financiele jaar 2009. 

Ga naar Stamgegevens > Financieel > Inrichting > Dagboeken > tabblad boekjaren  en geef hier voor het betreffende boekjaar de boekstuknummer reeks op.

Opmerking:
Het kan ook voorkomen dat er per abuis een verkeerde datum aan een boeking is gegeven. U dient dan niet dat boekjaar te koppelen op bovenstaande wijze, maar de datum van de boeking aan te passen.

FOUT: Access to entity is denied

FOUT: Access to entity is denied

Bij het dubbelklikken van een inkoopfactuur in mijn ToDo-lijst krijg ik in plaats van het boekingsscherm de melding:

Oplossing:

Er zijn onvoldoende rechten om deze actie uit te voeren.

1)
Binnen de rol 'inkoop medewerker' dient aangevinkt te zijn: nieuw + bewerken.
Dit kan nagekeken worden via: Stamgegevens > Logistiek > Logistic Controle Center > [Selecteer Proces] > Rollen

2)
U dient rechten te hebben op deze rol. Dit kan nagekeken worden via:
Stamgegevens > Logistiek > Logistic Controle Center > instellingen > rollen > gebruikers

3)
Het juiste proces dient gekoppeld te zijn bij het documenttype. Dit kan nagekeken worden via: Stamgegevens > Algemeen > Documenten > Document types > [select type] > tabblad Logistiek

Een zojuist gescand document staat niet in m'n ToDo lijst, terwijl ik deze wel hier verwacht. Hoe krijg ik deze in m'n ToDo.

Een zojuist gescand document staat niet in m'n ToDo lijst, terwijl ik deze wel hier verwacht. Hoe krijg ik deze in m'n ToDo.

Oplossing 1:

Door te klikken op het  -icoontje linksboven in uw scherm en vervolgens naar ‘Documenten’ te gaan kunt u het betreffende document opzoeken. Bij meerdere resultaten geeft u een dubbelklik op het benodigde document in de lijst.
Geef vervolgens een OK. De volgende optie zal er nu bij komen te staan.
 

Op dit moment staat het ToDo item in uw ToDo bij het -icoon.
U kunt ook een dubbelklik geven op de tekst 'Aanmaken factuur'. Nu verschijnt het boekingsscherm in een pop-up.


Oplossing 2:
Staat het document nu nog niet in uw ToDo lijst, dan kan het zijn dat er een vertraging zit op de documentstroom. Dit kunt u controleren bij Stamgegevens > Algemeen > Documenten > Documenttypes > tabblad Documentstroom. Bij het subscherm 'Gebruikers' staat er dan een getal (ongelijk aan 99) ingevuld in de kolom 'Vertraging' bij uw naam.
Is dit het geval, dan zal het document na dit aantal dagen in uw ToDo verschijnen. Indien dit eerder moet klik dan op Documentstroom vertraging omzeilen dan hier voor de werkwijze. 

Bij mijn gebruikersnaam is een documentstroom vertraging ingesteld, echter bij uitzondering heb ik een zojuist gescand document per direct nodig om te boeken. Hoe kan ik de vertraging omzeilen?

Bij mijn gebruikersnaam is een documentstroom vertraging ingesteld, echter bij uitzondering heb ik een zojuist gescand document per direct nodig om te boeken. Hoe kan ik de vertraging omzeilen?

Bij uitzondering is het mogelijk om de ingestelde vertraging te omzeilen. Indien het vaker voorkomt, zal de vertraging er uiteraard afgehaald moeten worden.

Staat het document nu nog niet in uw ToDo lijst, dan kan het zijn dat er een vertraging zit op de documentstroom. Dit kunt u controleren bij Stamgegevens > Algemeen > Documenten > Documenttypes > tabblad Documentstroom. Bij het subscherm 'Gebruikers' staat er dan een getal (ongelijk aan 99) ingevuld in de kolom 'Vertraging' bij uw naam.
Is dit het geval, dan zal het document na dit aantal dagen in uw ToDo verschijnen.

Bij het boeken in de ToDo-lijst staat er voor mijn inkoopfactuur geen juiste factuursoort in de lijst. Hoe kan ik een nieuwe factuursoort aanmaken?

Bij het boeken in de ToDo-lijst staat er voor mijn inkoopfactuur geen juiste factuursoort in de lijst. Hoe kan ik een nieuwe factuursoort aanmaken?

Om een nieuwe factuursoort aan te maken dienen twee handelingen gedaan te worden.

Stap 1: Logistiek
Ga naar Stamgegevens > Algemeen > Factuursoorten. Linksboven in uw scherm ziet u vervolgens het - icoontje om een nieuw item aan te maken. Door hierop te klikken kunt u een nieuwe factuursoort aanmaken. Na het invullen van de gewenste omschrijving klikt u op ‘OK’. Nu is de factuursoort aangemaakt. Klik op het 
-icoontje om de verborgen tabbladen zichtbaar te maken. In het tabblad 'werkmaatschappij' selecteert u de werkmaatschappij waarvoor u deze factuursoort wilt gebruiken.
Voor het doorboeken naar financieel is dit nog niet voldoende en dient stap 2 uitgevoerd te worden. Klik op factuursoorten voor de uitgebreide beschrijving in de handleiding.

Stap 2: Financieel

Ga naar Stamgegevens > financieel > Administraties > tabblad Logistieke koppelingen > Factuursoorten.
Indien het tabblad "logistieke koppelingen" niet zichtbaaar is klik dan eerst op -icoontje om ook hier alle verborgen tabbladen zichtbaar te maken.
U dient de factuursoort te koppelen aan de bijbehorende grootboekrekening.

Op de onderste witte balk ziet u een pijltje naar beneden. Indien u hierop klikt, wordt er een dropdown gegeven van alle factuursoorten die nog niet gekoppeld zijn aan een grootboekrekening voor deze administratie. Klik op factuursoorten voor de uitgebreide beschrijving in de handleiding.

In de linkerhelft van deze balk selecteert u uw zojuist aangemaakte factuursoort. In het rechtergedeelte van de balk kunt u zoeken naar de bijbehorende grootboekrekening. Mocht er geen geschikte grootboekrekening tussenstaan, is het natuurlijk altijd mogelijk om een nieuwe aan te maken. Ga dan naar Aanmaken grootboekrekening.

Als u vervolgens klikt op ‘OK’, is de koppeling gemaakt en kan de inkoopfactuur op een correcte wijze worden doorgeboekt.

Ik heb een factuursoort die ik veel gebruik bij het boeken van mijn inkoopfacturen. Is het mogelijk om met dezelfde factuursoort, naar verschillende grootboekrekeningen te laten boeken?

Ik heb een factuursoort die ik veel gebruik bij het boeken van mijn inkoopfacturen. Is het mogelijk om met dezelfde factuursoort, naar verschillende grootboekrekeningen te laten boeken?

Allereerst dienen de benodigde locaties aangemaakt te worden. Hiervoor gaat u achtereenvolgens naar Stamgegevens > Algemeen > Organisatie > Logistiek > Werkmaatschappijen. Vervolgens kiest u de gewenste administratie. Kies het tabblad ‘Locaties’. In de witte regel kunt u een nieuwe locatie aanmaken door de omschrijving hiervan in te vullen. Na het klikken op ‘OK’ is de locatie opgeslagen en is rechts in de locatieregel het -icoontje zichtbaar. Als u hierop klikt en dit formulier binnengaat, dient u een vinkje te zetten bij ‘Factuursoort’, zodat het daadwerkelijk mogelijk wordt om een locatie te koppelen aan een factuursoort. Klik op locaties voor de beschrijving in de handleiding.

Vervolgens dient u de locaties te koppelen aan de factuursoort waarbij u de locaties wil gebruiken. Hiervoor gaat u achtereenvolgens naar Stamgegevens > Algemeen > Documentenstroom > Inkoop > Factuursoorten of naar Stamgegevens > Algemeen > Factuursoorten. U opent vervolgens de geschikte factuursoort. Binnen dit venster kunt u de betreffende werkmaatschappij selecteren, hier selecteert u dus de werkmaatschappij waarbinnen u zojuist de locatie heeft aangemaakt. Na het ‘OK’-geven verschijnt er naast de geselecteerde werkmaatschappij een -icoontje. In het venster dat achter dit icoontje zit, kunt u de locatie(s) kiezen die horen bij deze factuursoort. Als u dan teruggaat naar het vorige scherm en klikt op ‘OK’, ziet u dat het donkergroene icoontje is veranderd in een -icoontje. Klik op factuursoorten voor de beschrijving in de handleiding.

 

Als u dan vervolgens de factuursoort heeft geselecteerd en een ‘OK’ heeft gegeven (al dan niet met koppeling aan een bepaalde grootboekrekening) ziet u aan het eind van de regel wederom een -icoontje. Na het klikken op dit icoontje kiest u hierbinnen in de kolom ‘Locatie’ vervolgens de gewenste locatie en kiest u in de kolom ‘Grootboek’ voor het gewenste grootboeknummer. Na het ‘OK’ geven is de koppeling gemaakt. Dit herhaalt u voor alle benodigde locaties. Als u dan dit venster afsluit en een ‘OK’ geeft in het vorige venster, ziet u dat het donkergroene icoontje veranderd is in een lichtgroen icoontje.

Bij het boeken van een inkoopfactuur in mijn ToDo-lijst, klik ik per ongeluk op het groene vinkje alvorens de factuur naar Financieel te hebben gezet. Hoe kan ik de boeking opnieuw oproepen om hem alsnog naar Financieel te zetten?

Bij het boeken van een inkoopfactuur in mijn ToDo-lijst, klik ik per ongeluk op het groene vinkje alvorens de factuur naar Financieel te hebben gezet. Hoe kan ik de boeking opnieuw oproepen om hem alsnog naar Financieel te zetten?

Als u in de ToDo-lijst het document weg vinkt, dient u dit eerst opnieuw op te zoeken. Door te klikken op het of -icoontje linksboven in uw scherm en vervolgens naar ‘Documenten’ te gaan kunt u het betreffende document opzoeken. Bij meerdere resultaten geeft u een dubbelklik op het benodigde document in de lijst.
Wijzig het documenttype en geef een OK en wijzig vervolgens nogmaals het documenttype terug naar waar deze op stond en geef een OK.
 

Op dit moment staat het ToDo item in uw ToDo bij het -icoon.
 

Bij het boeken van een inkoopfactuur in mijn ToDo-lijst, heb ik op de papieren factuur een ander totaal btw bedrag dan wordt berekend door Intelly.

Bij het boeken van een inkoopfactuur in mijn ToDo-lijst, heb ik op de papieren factuur een ander totaal btw bedrag dan wordt berekend door Intelly.

Het berekende btw bedrag is aanpasbaar indien bij één factuursoort op is gegeven dat het 'BTW bedrag vragen' is ingesteld op 'optioneel'.
 

Nu staat er bij het boekingsscherm in uw ToDo-scherm de kolom 'BTW bedrag'. Hier hoeft u niets in te vullen indien het btw-bedrag conform de berekening verloopt. Het veldje blijft leeg.

Indien de berekende BTW afwijkt van wat er op de factuur vermeld staat, dan dient u het BTW bedrag per boekingsregel aan te passen en een OK te geven.

TIP: Indien je met de muis over het 'BTW bedrag' veld zweeft, verschijnt er in de mouse-over het opgeslagen BTW bedrag van de regel.

OPMERKING:
Deze situatie komt voor in de volgende gevallen:
1) afronding btw bedrag
2) op één factuur worden meerdere btw percentages gebruikt
3) in geval van kredietbeperking direct wegboeken; kredietbeperking gaat af van het bedrag exclusief btw, maar btw bedrag blijft gehandhaafd.