Verwerken mutaties

U kunt uw aangemaakte mutaties definitief verwerken zodat deze niet meer kunnen worden gewijzigd.
Alle boekingen krijgen een lichtgrijze kleur en zijn niet meer te wijzigen.
Tevens wordt er een verwerkingsverslag aangemaakt dat te vinden zal zijn in de ordner rapporten.
1

Stap 1:

Om uw mutaties te verwerken, dient u ten eerste het betreffende boekjaar af te sluiten, zodat uw ordners in het archief terechtkomen.
Hiervoor gaat u naar Stamgegevens > Financieel > Administraties > [selecteer administratie] > tabblad Boekjaren.

Vervolgens klikt u op het Subscreen-icoontje van het boekjaar dat u wenst af te sluiten.

boekjaar-afsluiten.png

Binnen bovenstaand scherm dient u in de kolom 'Afgesloten' met de muis te klikken op 'Nee'. Vervolgens verschijnt een vierkant vakje waar u een vinkje dient te zetten. Als u daarna op OK klikt, is het boekjaar afgesloten.
2a

Stap 2a:

Als u dan via het klappers(financieel).png-icoontje onderin gaat kijken, ziet u dat uw ordners (in dit voorbeeld: 2005) weg zijn. Deze zijn verplaatst naar het archief, dat te benaderen is via het archief-icoon.png-icoontje linksboven in uw scherm.

Op de meeste ordners staat in het midden een slot-open.png-icoontje. Dat wil zeggen dat er onverwerkte boekingen in de betreffende ordners staan.
Deze boekingen kunt u vervolgens verwerken. Dit doet u door met de rechtermuisknop te klikken op de ordner en vervolgens te kiezen voor de optie 'Verwerken'.

Intelly/red_exclamationmark.gi U kunt dit aanzetten voor meerdere ordners, maar let erop dat u maximaal 7 ordners tegelijk laat verwerken! Tijdens dit proces worden alle boekingen definitief verwerkt.

Als alle subschermpjes zijn verdwenen is Intelly klaar met verwerken. Als u de pagina doet vernieuwen, is dit zichtbaar doordat de slot-open.png-icoontjes zijn vervangen in een slot-dicht.png-icoontje. Dit wil dus zeggen dat alle boekingen niet meer veranderd of verwijderd kunnen worden.
2b

Stap 2b:

Het is ook mogelijk om boeking te verwerking vanuit de betreffende ordner bij het tabblad groenvinkje.png. U kunt hier het boekingsverslag laten tonen. Onderaan het opgevraagde boekingsverslag kan het slot-open.png-icoon aangevinkt worden om de betreffende boekingen te verwerken.

Intelly/red_exclamationmark.gi U kunt maar één boekingsverslag van hetzelfde dagboek van hetzelfde boekjaar in één verwerkingsverslag zetten. Meerdere dagboeken is wel toegestaan binnen één vewerkingsverslag. Een verwerkingsverslag is definitief als stap 3 is uitgevoerd.
3

Stap 3:


verwerkingsverslag-rapportenkl.png

De boekingen die u zojuist verwerkt hebt, kunt u vervolgens definitief maken en een verwerkingsverslag van maken. In bovenstaande afbeelding is te zien dat er op 28 januari 2008 reeds een verwerkingsverslag was aangemaakt van (een deel van) de toenmalige boekingen. Mocht u dit verwerkingsverslag willen inzien, kunt u klikken op het verslagnummer, in dit geval 2008000002.
Er opent zich dan een grootboek recapitulatie per dagboek, oftewel per ordner, die u heeft verwerkt. Onderaan ziet u de totale grootboek recapulatie van alle verwerkte dagboeken (ordners) samen.

Als u de nieuw verwerkte boekingen definitief in een verwerkingsverslag wil zetten, klikt u op het slot-open.png-icoontje om een verwerkingsverslag aan te maken. Het systeem geeft vervolgens de melding dat u deze actie niet meer ongedaan kan maken. Let hier dus op!

Als u alle ordners heeft verwerkt, is het mogelijk dat bij één of meer ordners een slot-dicht.png- én een slot-open.png-icoontje staan. Een deel van de boekingen is dan verwerkt, maar een ander deel nog niet. Dit komt waarschijnlijk omdat er in het betreffende boekjaar boekingen zijn die wel in het betreffende boekjaar zijn geboekt, maar met een datum van een ander boekjaar. Als dit het geval is, kunnen de boekingen door Intelly niet worden verwerkt. Zie onderstaande beschrijving hoe u hier mee om dient te gaan.
correctie

Correctie boekingen buiten boekjaar

Als u alle ordners heeft verwerkt, is het mogelijk dat bij één of meer ordners een slot-dicht.png- én een slot-open.png-icoontje staan. Een deel van de boekingen is dan verwerkt, maar een ander deel nog niet. Dit komt waarschijnlijk omdat er in het betreffende boekjaar boekingen zijn die wel in het betreffende boekjaar zijn geboekt, maar met een datum van een ander boekjaar. Als dit het geval is, kunnen de boekingen door Intelly niet worden verwerkt. Deze boekingen dient u dan zelf te corrigeren door de datum naar het juiste jaar te wijzigen.

Als dit bijvoorbeeld het geval is binnen uw ordner memoriaal, dient u hier een correctie te maken. U opent de ordner en klikt vervolgens op het groenvinkje.png-tabblad rechtsboven in uw scherm. In deze optie kunt u van een bepaalde periode alle (verwerkte en onverwerkte) boekingen opvragen.
 
Recapitulatie-dagboek-memoriaal

Periode systeem: Als u alle mogelijke boekingen wil opvragen van het hele jaar, kiest u uiteraard voor de optie 'Jaren' in dit veld.

Periode: Dit spreekt voor zich. Bij de optie 'Jaren' is er slechts één mogelijkheid.

Toon verwerkte boekingen: Als u hier een vinkje zet, komt tevens een recapitulatie op uw scherm van alle boekingen die u reeds in een ander verwerkingsverslag verwerkt heeft. Bij het verwerken van de overige boekingen, oftewel bij het corrigeren van de boekingen buiten boekjaar, is het niet verstandig om deze optie aan te vinken. Deze boekingen heeft u toch al verwerkt en zijn op dit moment niet meer van belang.

Toon boekingen buiten selectie: Als u hier een vinkje zet, komen alle boekingen links op uw scherm naar voren waarbij er twee verschillende boekjaren binnen één boeking gebruikt zijn. Deze onjuiste datums zijn dan in het rood weergegeven.
De boekingen waar een verkeerde datum is gebruikt, moeten dus worden gecorrigeerd. U kunt de boeking opvragen door te klikken op het boekstuknummer en vervolgens handmatig de datum aanpassen.