Document Manager - Koppelingen
Een document kan aan een record binnen de database worden gekoppeld. Een record is bijvoorbeeld een relatie, een order of een boeking. Zo kan een factuurdocument aan een relatie worden gekoppeld of aan een financiële boeking. Bij de relatie is dan eenvoudig terug te vinden welke facturen er aan zijn gekoppeld.
Het koppelen van het document kan automatisch gebeuren wanneer dit een functionaliteit binnen het programma is, maar dit kan ook handmatig worden gedaan. De handmatige koppeling wordt hier beschreven.
Document koppelen aan een database record
Het koppelen kan zowel vanuit het document, als vanuit het database record.
In dit voorbeeld wordt een document aan Relatie A gekoppeld.
Koppeling vanuit het document
Zorg dat het gewenste document geopend is in de Document Manager en ga naar de optie Koppelingen.
Geef bij het -icoon een zoekopdracht op waarmee de relatie gevonden kan worden, bijvoorbeeld de naam en druk op de Enter- of Tabtoets, zie afbeelding hierboven.
Vervolgens komt het zoekresultaat op het scherm te staan.
Afhankelijk van de zoekopdracht kunnen dit meerdere relaties zijn.
Klik op de relatienaam Relatie A om de relatie aan het document te koppelen.
Bij de relatie is nu het document op te roepen via het tabblad Documenten.
Deze actie werkt hetzelfde voor de koppeling aan bijvoorbeeld een boeking.
U dient dan bij het zoekvenster bijvoorbeeld het boekstuknummer in te geven.
Koppeling vanuit het record
In dit voorbeeld is het record: Relatie A.
Open het relatiescherm en klik op het tabblad Documenten. De Document Manager wordt nu geopend vanuit de relatie. Standaard is de optie Selectie geopend. Hier zijn de reeds gekoppelde documenten zichtbaar. Om een nieuw document aan deze relatie te koppelen moet de optie Zoeken worden geopend. Zoek hier het gewenste document. Dit document zal in de lijst bij de optie Selectie verschijnen. Door nu in de selectielijst een dubbelklik te geven op het document, wordt dit document aan de relatie gekoppeld.
Document ontkoppelen van een database record
Een document ontkoppelen van een database record vindt plaats vanuit het gekoppelde record. In dit voorbeeld wordt Relatie A losgekoppeld van een document. Het ontkoppelen gebeurt nu dus vanuit de relatie.
Ga via de menuoptie Relaties naar Relatie A of open in de Document Manager de relatie stamkaart bij de optie Koppelingen van het document, zie afbeelding:
Ga nu in het relatiescherm naar het tabblad Documenten en selecteer het te ontkoppelen document met een dubbelklik. Indien er maar één document aan de relatie is gekoppeld wordt deze meteen geopend. Klik nu op het rode kruis in de werkbalk onder het document. Het document wordt nu ontkoppeld, maar niet verwijderd uit het archief.
Let op:
In bovenstaande situatie is de Document Manager geopend vanuit een record. De funtionaliteit van de knop is hier anders dan wanneer de Document Manager niet vanuit een record is geopend.
Geopend vanuit een record: Dan wordt het document ontkoppeld van het record.
Niet geopend vanuit een record: Dan wordt het document verwijderd uit het archief. Er wordt om een bevestiging gevraagd alvorens het document definitief wordt verwijderd.