Ordner inkoop - Aanmaken inkoopboeking

In de ordner inkoop kunt u ook handmatig een nieuwe boeking aanmaken.
Verstandig is om uw inkoopfacturen via de inkoopfactuurstroom te boeken.

Nadat de ordner inkoop is geopend, ziet u in het midden van uw scherm de twee grijze ringbanden van uw digitale ordner. Door op een van beide ringbanden te klikken, kunt u een nieuwe boeking aanmaken:
 
Vervolgens komt er een lege inkoopboeking naar voren. Alleen de administratie en het boekjaar is bovenaan zichtbaar en de datumgegevens zijn ingevuld met de datum van vandaag of de laatste datum van het boekjaar waarvoor de boeking wordt aangemaakt.
 


Boekstuknummer:
Dit is het unieke nummer van de boeking. U kunt dit zelf ingeven, maar ook automatisch door Intelly laten bepalen door hier niets in te vullen. Er wordt dan automatisch het eerstvolgende nummer uit de boekstuknummer-reeks genomen.

Factuurnummer:
Dit is het nummer van de inkoopfactuur. U kunt dit zelf invullen, maar ook automatisch laten bepalen door Intelly. Als u hier niets invult, wordt hetzelfde nummer als het boekstuknummer genomen. De meest overzichtelijke optie is om hier niets in te vullen.

Crediteur:
Hier selecteert u de crediteur tussen uw relaties, door te zoeken met het -icoontje of door (een deel van) de omschrijving van de relatie in te vullen.
Nieuwe relatie: Bestaat de benodigde crediteur (nog) niet, kunt u middels het -icoontje meteen een nieuwe relatie aanmaken (mits het vakje leeg is).
Bestaande relatie: Bestaat de relatie wel al, maar wilt u enkele relatiegegevens wijzigen, kunt u dit ook doen door de relatie te selecteren en via het -icoontje naar de stamkaart van de relatie te gaan. Als u klikt op het -icoontje, kunt u de routebeschrijving naar de betreffende relatie inzien.

Adres:
Heeft u de juiste relatie geselecteerd en gaat u verder naar het volgende veld, dan worden in het grijze kader de adresgegevens automatisch zichtbaar.

Factuurdatum:
Hier vult de datum van uw factuur in.

Totaalbedrag:
Hier vult u het totaalbedrag in van uw factuur.

Referentie:
Dit is de omschrijving die straks bij de betaling naar voren komt. Een veelgebruikte invulmogelijkheid is [Leverancier - Factuurnummer].

Betaalmethode:
Hier kunt u een van de vooraf gedefinieerde betaalmethodes kiezen.

Vervaldatum:
Hier vult u de vervaldatum in van uw inkoopfactuur. Het is echter niet verplicht om dit veld in te vullen.


Na het invullen van deze gegevens, gaat u de factuur daadwerkelijk boeken.

Omschrijving:
Vul hier de omschrijving in van hetgeen u wilt gaan boeken. Dit is de tekst die op de grootboekkaarten komt te staan.
Als u boekt via de inkoopfactuurstroom, komt in de kolom 'Omschrijving', hetzelfde te staan als in het veld 'Referentie', namelijk [Leverancier - Factuurnummer]. Indien u wenst, kunt u hier ook een eigen omschrijving invullen.

Rek.nr.:
Hier vult u het gewenste grootboekrekeningnummer in. U kunt het grootboeknummer zoeken door te klikken op het -icoontje of door (een deel van) de omschrijving van de grootboekrekening in te vullen.

Bedrag:
Hier vult u het bedrag in dat u wil boeken. Let erop dat u rekening houdt met de BTW.
Selecteert u zometeen een BTW code exclusief BTW, dient u hier dus het ook het bedrag exclusief BTW in te vullen. Selecteert u zometeen een BTW code inclusief, dient u hier het bedrag inclusief BTW in te vullen.

BTW:
Via een dropdown-menu kunt u de juiste/gewenste BTW code selecteren. Zit er geen BTW op de factuur, hoeft u hier niets te selecteren.

Bedr. BTW:
Hier komt het BTW-bedrag te staan. Aan de hand van de BTW code wordt het bedrag direct berekend. U kunt dit bedrag aanpassen.

Na deze gegevens heeft u de keuze uit de volgende opties:

• Nieuwe regel: U kunt uw inkoopboeking uitsplitsen in meerdere regels als u gebruik wilt maken van meerdere verschillende grootboekrekeningen. Klik hiervoor op de button 'Nieuwe regel' om deze toe te voegen.
• Opslaan: Als de boeking vervolgens gereed is, dient u deze op te slaan om hem definitief te maken. Let erop dat u uw boeking altijd opslaat nadat er wijzigingen plaatsvinden, anders worden deze laatste niet opgeslagen.
• Verwijderen: Met deze knop kunt u de boeking of een regel verwijderen uit het financiële systeem.
• Document: Met deze knop kunt u handmatig een document toevoegen aan de inkoopboeking. Klik op document koppelen voor een beschrijving hoe u een document kunt koppelen aan de inkoopboeking.
• Sluiten: Door te klikken op deze knop wordt de boeking afgesloten.

Verklaring van de icoontjes in het scherm:

Indien niet alle icoontje bij u op het scherm getoond worden, dan kunt u klikken op Inrichting dagboek en de instelling op het betreffende tabblad te activeren.       : Hiermee kunt u een boeking of een regel verwijderen.

   : Hiermee kunt u de datum van de regels wijzigen in de datum in de kop.