Ordner medewerkers - Aanmaken medewerkersboeking

Boeken handmatig

In uw ordner medewerkers kunt u handmatig een nieuwe boeking aanmaken.

Nadat u de ordner medewerkers heeft geopend, ziet u middenin uw scherm de twee grijze ringbanden van uw digitale ordner. Klik op een van beide ringbanden om een nieuwe boeking aan te maken:
 

                                 

Vervolgens komt er een lege medewerkersboeking naar voren. Alleen de administratie en het boekjaar is bovenaan zichtbaar en de datumgegevens zijn ingevuld met de datum van vandaag of de laatste datum van het boekjaar waarvoor de boeking wordt aangemaakt.
 

Boekstuknummer:
Dit is het unieke nummer van de boeking. U kunt dit zelf ingeven, maar ook automatisch door Intelly laten bepalen door hier niets in te vullen. Er wordt dan automatisch het eerstvolgende nummer uit de boekstuknummer-reeks genomen.

Declaratienummer:
Dit is het nummer van de declaratie. U kunt dit zelf invullen, maar ook automatisch laten bepalen door Intelly. Als u hier niets invult, wordt hetzelfde nummer als het boekstuknummer genomen. De meest overzichtelijke optie is om hier niets in te vullen.

Medewerker:
Hier selecteert u de medewerkers door te zoeken met het -icoontje of door meteen (een deel van) de naam van de medewerker in te vullen. Nieuwe medewerker:  Bestaat de benodigde medewerker (nog) niet, kunt u middels het -icoontje meteen een nieuwe medewerker aanmaken (mits het vakje leeg is). Bestaande medewerker:  Bestaat de medewerker wel al, maar wilt u enkele medewerkergegevens wijzigen, kunt u dit ook doen door de medewerker te selecteren en via het -icoontje naar de stamkaart van de medewerker te gaan.

Adres:
Heeft u de juiste medewerker geselecteerd en gaat u verder naar het volgende veld, dan worden in het grijze kader de adresgegevens automatisch zichtbaar.

Datum:
Hier vult u de datum van de declaratie in.

Totaalbedrag:
Hier vult u het totaalbedrag in van de declaratie.

Referentie:
Dit is de omschrijving van de declaratie. Een veelgebruikte invulmogelijkheid is [Medewerker - declaratienummer].

Betaaldatum:
Hier vult u de datum in waarop de declaratie moet worden betaald. Het is echter niet verplicht om deze in te vullen.


Na het invullen van deze gegevens, gaat u de declaratie daadwerkelijk boeken.

Omschrijving:
Hier vult u de omschrijving in van hetgeen u wilt gaan boeken. Deze tekst komt op de grootboekkaart te staan.

Rek.nr.:
Hier vult u het gewenste grootboekrekeningnummer in. U kunt het grootboeknummer zoeken door te klikken op het -icoontje of door meteen (een deel van) de omschrijving van de grootboekrekening in te vullen.

Bedrag:
Hier vult u het bedrag in dat u wil boeken. Let erop dat u rekening houdt met de BTW.
Selecteert u zometeen een BTW code exclusief BTW, dient u hier dus ook het bedrag exclusief BTW in te vullen. Selecteert u zometeen een BTW code inclusief, dient u hier het bedrag inclusief BTW in te vullen.

BTW:
Via een dropdown-menu kunt u de juiste BTW code selecteren. Is er geen BTW berekend op de declaratie, dan hoeft u hier niets te selecteren.

Bedr. BTW:
Hier wordt het BTw-bedrag  automatisch gevuld aan de hand van de gekozen BTW-code. U kunt dit bedrag altijd nog aanpassen.
 

Na deze gegevens heeft u de keuze uit de volgende opties:
 

• Nieuwe regel: U kunt uw medewerkersboeking uitsplitsen in meerdere regels als u gebruik wilt maken van meerdere verschillende grootboekrekeningen. Klik hiervoor op de button 'Nieuwe regel' om deze toe te voegen.
• Opslaan: Als de boeking gereed is, dient u deze op te slaan om hem definitief te maken. Let erop dat u uw boeking altijd opslaat nadat er wijzigingen plaatsvinden, anders gaan deze verloren.
• Verwijderen: Met deze knop kunt u de gehele boeking of een regel verwijderen uit het financiële systeem.
• Document: Met deze knop kunt u handmatig een document toevoegen aan de medewerkersboeking. Klik op koppelen voor een beschrijving hoe u een document kan koppelen aan de verkoopboeking.
• Sluiten: Door te klikken op deze knop wordt de boeking afgesloten.