Documentsysteem - Inrichten documentsysteem

Stap 1: Aanmaken security levels

Stap 1: Aanmaken security levels

Stamgegevens > Algemeen > Documenten > Security levels

Een document dat binnen Intelly geupload en/of gescand wordt, krijgt een niveau mee om te bepalen welke gebruikers dit document mogen lezen en/of bewerken.

U kunt klikken op het -icoon om een document security level aan te maken.

In het veld 'Security level' kunt u het niveaunummer opgeven  van 1 tot  9, met daaronder de daarbijhorende omschrijving. Hoe hoger het nummer hoe minder gebruikers toegang hebben tot het opgeslagen document. U klikt op OK om het security level op te slaan.

Bij Security levels vindt u een uitgebreidere uitleg in de handleiding.
 

Stap 2: Aanmaken documentgroep

Stap 2: Aanmaken documentgroep

• Algemeen

Stap 3: Aanmaken werkmaatschappij

Stap 3: Aanmaken werkmaatschappij

Stamgegevens > Algemeen > Organisaties > Logistiek > Werkmaatschappijen

Binnen de werkmaatschappij worden alle logistieke zaken vastgelegd en ingesteld. De volgende tabbladen zijn hier van belang om in te vullen.

• Algemeen
• Documentsysteem
• Rollen

Er zijn meer tabbladen die ingevuld kunnen worden, voor koppelingen met andere systemen en verdere inrichting van de werkmaatschappij. Klik hier voor de beschrijving van alle tabbladen.

Stap 4: Aanmaken gebruikers

Stap 4: Aanmaken gebruikers

Stamgegevens > Algemeen > Gebruikers > Gebruikers

Per gebruiker kunt u hier zien welke rechten binnen Intelly deze gebruiker heeft. Voorbeelden van een gebruiker zijn, een medewerker, de accountant of een medewerker van Intelly. Gebruikers worden altijd via Intelly aangemaakt op basis van het bestaande e-mail adres. Dit is de inlogcode om met Intelly te kunnen werken.
Neem contact met ons op, als u hier gebruikers wil laten verwijderen of toevoegen.

Vervolgens moet het volgende tabblad zijn ingericht:

• Documentsysteem

Voor de beschrijving van alle tabbladen, klik dan hier.

Stap 5: Aanmaken document types

Stap 5: Aanmaken document types

Er kunnen allerlei type documenten gescand of ge-upload worden. Denk hierbij bijv. aan pakbonnen, orderbevestigingen, facturen etc, maar ook aan belastingaangiftes en verzekeringspolissen.

Via het onderstaande pad, komt u bij de stamgegevens, waar u de documenttypes kunt aanmaken. 

Stamgegevens > Algemeen > Documenten > Document types

Het volgende tabblad is hier van belang om in te vullen.

• Algemeen

Er zijn meer tabbladen die ingevuld kunnen worden, voor koppelingen met andere systemen en verdere inrichting van het documentsysteem. Klik hier voor de beschrijving van alle tabbladen.