Import bankmutaties

In dit gedeelte van de handleiding wordt beschreven hoe u de bankmutaties van uw bank kunt importeren, zodat deze gegevens terechtkomen in het systeem en klaar staan om te boeken.

Dit kan op 2 manieren:
1) uploaden binnen bankboek
2) inlezen via de Intelly Client

Eerst dienen er een aantal standaard instellingen gedaan te worden, namelijk het instellen van een aantal stamgegevens binnen het systeem. Anderzijds dienen de te importeren bankmutaties klaargezet te worden vanuit het externe (bank)programma.

NB: bij de eerste maal importeren van bankbestanden dient altijd contact met Intelly opgenomen te worden i.v.m. het activeren van de omgeving.


bankboek

1) Uploaden binnen bankboek

Het is mogelijk om handmatig bankbestanden in te lezen. Dit kan op de onderstaande wijze.

Binnen de ordner van de bank staat op de linkerpagina bovenaan het bankicoontje, bijv. van de Rabobank zoals in onderstaand voorbeeld. Hier kunt u op klikken.
 

Upload bank.jpg
 

Het volgende scherm opent zich. Klik hier op bladeren.
 
mutatie bestand importeren.jpg

U dient nu op uw harde schijf het bestand te zoeken dat u in wilt importeren. Dit bestand dient overeen te komen met de instellingen (bankrekeningnummer en type mutatie bestand).

Indien het upload-icoon niet zichtbaar is, kan het zijn dat inmiddels overgeschakeld is naar de Intelly bankkoppeling. Klik op Intelly Banking hoe het import icoon terug te krijgen.
IC

2) Inlezen via de Intelly Client

Het is ook mogelijk om de bankmutaties automatisch in te lezen. Hiervoor dient de Intelly Client ingeregeld te zijn. De Intelly Client kijkt steeds op dezelfde plek op de harde schijf of er een bankbestand (klaar)staat en zorgt voor verzending naar het systeem.


Instellingen Intelly Client

Als u de bankgegevens wilt importeren middels Bank Telebankieren, dient altijd de Intelly Client aan te staan. Bij Intelly Client is beschreven waar en hoe u de Intelly Client kunt downloaden.

Voor het importeren van de bankmutaties dient u bij het opstarten van de Intelly Client te kiezen voor het tabblad 'Externe Programma's'.

Selecteer in dit tabblad bij 'Programma', het extern programma van uw bank. Zorg dat u altijd klikt op Toepassen om de instellingen op te slaan. Ontbreekt de optie Bank Telebankieren, dan is dit niet ingesteld binnen de stamgegevens van Intelly.

Daarna dient u het importbestand te laden in de Intelly Client, om de verbinding tussen de bank (het externe programma) en Intelly tot stand te brengen. Bij 'Locatie' zoekt u naar het opgeslagen importbestand dat u heeft gedownload en opgeslagen. Voor de Rabobank is dit een mut.asc-bestand. Voor de overige banken is het formaat MT940.

Onderstaand voorbeeld gaat over de Rabobank:
 

client 2 rabobank (bewerkt-k).png


Als u dit gevonden heeft klikt u op Toevoegen. Zorg dat u vervolgens altijd klikt op 'Toepassen' om de instellingen op te slaan. Daarna ziet de Intelly Client er als volgt uit:
 

clientRabobank1

Nu is alles goed ingesteld om de laatste bankgegevens in Intelly binnen te laten komen. Over enkele minuten worden door de Intelly Client de bankmutaties automatisch in Intelly geïmporteerd. Om dit te controleren gaat u kijken in de ordner bank van Intelly. Als u daar de laatste onverwerkte bankmutaties ziet staan, is alles goed gegaan.


instellingen

Instellingen stamgegevens

Binnen uw omgeving kunt u gebruik maken van meerdere administraties en dus ook van meerdere bankrekeningen. Indien het meerdere bankrekeningen van dezelfde bank zijn en binnen dezelfde overeenkomst van de bank vallen, hoeft u de eerste twee instellingen slechts voor één administratie in te stellen. De derde instelling dient wel per administratie te geschieden.


Bank

Instelling 1:

Om de bank als extern programma in te stellen, gaat u binnen Intelly naar Stamgegevens > Algemeen > Externe programma’s. Daar dient u uw bank en het bijbehorende import bestandstype op te geven. Voor de Rabobank is dit bestandstype Mut.Asc. Voor de Postbank, INGbank, ABNAMRO, SNS en Fortis is dit bestandstype Swift MT940.

Klik binnen dit scherm op het Nieuw item-icoontje om een nieuw extern programma in te stellen. Hier dient u de omschrijving van uw bank in te vullen, bijvoorbeeld 'Rabobank Telebankieren (Administratienaam)'. Vervolgens selecteert u bij het Import bestandstype de optie Mut.Asc.

Instelling 2:

In de administratie binnen Intelly dient u eveneens het extern programma 'Bank Telebankieren' op te geven. Hiervoor gaat u naar Stamgegevens > Financieel > Administratie > tabblad Externe Programma's. Mocht hier nog niets zijn ingesteld, kiest u in de kolom Extern Programma voor bijvoorbeeld de optie 'Rabobank Telebankieren'. Klik vervolgens op OK.

Vervolgens dient u te klikken op het Subscreen empty-icoontje in de kolom Financieel. Daar dient u het bijbehorende dagboek te kiezen. Klik vervolgens wederom op OK.

Instelling 3:

Om de bankmutaties succesvol te importeren naar Intelly, dient u natuurlijk een bankboek te hebben ingericht. Waarschijnlijk dat dit reeds voor u gedaan is. Mocht dit niet zo zijn kunt u natuurlijk ook zelf een dagboek voor de Rabobank inrichten. Hiervoor gaat u naar Stamgegevens > Financieel > Inrichting > Dagboeken. Vervolgens klikt u op het Nieuw item-icoontje om een nieuw dagboek aan te maken.

Let erop dat u altijd het bankrekeningnummer van uw bank invult, anders worden geen gegevens geïmporteerd. Onderstaande afbeelding geeft u een goede indruk hoe het dagboek dient te zijn ingericht.


inrichting-dagboeken-rabobank(w).png


ophalen

Ophalen bankgegevens

In dit gedeelte van de handleiding is beschreven hoe u de bankmutaties van uw bank kunt importeren, zodat deze gegevens terechtkomen in Intelly en klaar staan om te boeken.

Bij elke bank gaat het importeren van de bankmutaties op een eigen wijze. Daarom is in deze beschrijving een indeling gemaakt, zodat u meteen uw bank kunt kiezen voor de rest van de uitleg.